Die eRechnung in der Öffentlichen Verwaltung

Fotos: J. Klocke, AWV e.V. Quelle: J. Klocke

Fachleute aus Theorie und Praxis informierten im Rahmen der Veranstaltung darüber, welche rechtlichen Rahmenbedingungen für die eRechnung gelten, wie das einheitliche Datenformat ZUGFeRD funktioniert und berichteten über ihre Erfahrungen bei der Umsetzung. Neben den Teilnehmern aus der Wirtschaft war auch die Öffentliche Verwaltung hochrangig vertreten.

Neben Teilnehmern des BMI waren auf Bundesebene unter anderem Vertreter der Ressorts BMAS, BMF, BMFSFJ und BMVg einschließlich verschiedener Geschäftsbereichsbehörden dabei. Des Weiteren nahmen zahlreiche Vertreter aus Landesämtern, Stadt- und Kreisverwaltungen sowie zentrale IT-Dienstleister aus den Bundesländern Hessen, Rheinland-Pfalz, Mecklenburg-Vorpommern und Nordrhein-Westfalen an der Informationsveranstaltung teil.

Die Veranstaltung wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. organisiert. Im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) sind Ministerien, Unternehmen und Verbände auf nationaler Ebene zusammengeschlossen, um die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland zu unterstützen. Im Rahmen dieser Initiative findet seit letztem Jahr eine FeRD-Roadshow in allen größeren Städten statt. Nach mehreren Veranstaltungen in Berlin, Frankfurt und Dortmund stand diesmal Bonn auf der Agenda.

Nach der Eröffnungsrede von Herrn Dr. Georg Thiel, Ständiger Vertreter der Abteilungsleiterin O im BMI, referierten Herr Stefan Engel-Flechsig, Leiter des FeRD, sowie Herr Dr. Stefan Werres, Leiter des Projekts eRechnung im BMI, über die aktuelle Entwicklung der rechtlichen Rahmenbedingungen auf europäischer und nationaler Ebene. Dazu zählt insbesondere die Verpflichtung für die Verwaltung, innerhalb relativ kurzer Zeit den Beschluss aus Brüssel umzusetzen. Aber auch die Anforderungen und Chancen, welche mit der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung für Wirtschaft und Verwaltung verbunden sind, waren wichtige Aspekte.

Anschließend stellten Frau Ulrike Linde, Leiterin des FeRD-Arbeitskreises „Öffentliches Auftragswesen“ und Herr Andreas Pelekies, Leiter des FeRD-Arbeitskreises „Technische Standards und ZUGFeRD“, die Möglichkeiten vor, bei der Etablierung eines europäischen Standards für strukturierte elektronische Rechnungen mitzuwirken. Sie berichteten über den semantischen Aufbau sowie über die Vorteile des bereits durch das Forum erarbeiteten ZUGFeRD-Formats, das gute Chancen für die Normierung als europäischer Standard hat.

Einen weiteren Schwerpunkt der Veranstaltung bildeten die Erfahrungsberichte aus der Praxis. Verantwortliche aus dem Bundesverwaltungsamt (BVA) und dem Technischen Hilfswerk (THW) stellten ihre Erfahrungen vor.

Ralf Bergmann ist im Bundesverwaltungsamt für die Umsetzung und Einführung der elektronischen Rechnung verantwortlich. Er berichtete über den aktuellen Stand, die Potenziale und Herausforderungen. Das BVA setzt bereits seit dem Jahr 2006 einen web-basierten Workflow zur Abbildung von Bestellprozessen ein, welcher im Jahr 2009 um einen Workflow zur zentralen Rechnungsbearbeitung sowie einer zentralen Buchhaltung ergänzt wurde. An der Entwicklung und Einführung von beiden Workflowsystemen war Herr Bergmann beteiligt und erläuterte die Entwicklung wie folgt:

Quelle: J. Klocke, AWV e.V.

„Bisher gab es durch die papierbasierte Rechnung einen Medienbruch. Denn auch wenn wir die Rechnung gescannt und in den Workflow eingebunden haben, so war im Anschluss daran dennoch die manuelle Erfassung der Rechnungs- und Buchungsdaten erforderlich. Das ist zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient. Mit Integration der elektronischen Rechnung sowie der künftigen elektronischen Rechnungsverarbeitung mit MACH M2 erhalten wir einen medienbruchfreien Prozess, welcher die Hebung der größten Potenziale im Bereich Kostenreduzierung und Qualitätssteigerung ermöglicht.“

Die Planungen für die Inbetriebnahme der elektronischen Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im BVA sehen als Termin den Monat Mai 2015 vor. Die notwendige Anforderungsaufnahme für die Softwareerweiterung ist erfolgt, und derzeit findet die Umsetzung durch die MACH AG statt. Es wurde aber bereits eine Schnittstelle zum ERP-System erstellt, welche einen regelbasierten, zeitgesteuerten und automatischen Import von per E-Mail eingehenden Rechnungen durchführt. Herr Bergmann erklärte:

Quelle: J. Klocke, AWV e.V.

„Wir beginnen Mitte April mit einer Pilotierung, um erste Erfahrungen zu sammeln und Akzeptanz zu schaffen. Die eingehenden Rechnungen im einfachen PDF-Format enthalten zwar noch keine strukturierten Rechnungsdaten, und wir können auch seitens der Software gegenwärtig noch keine elektronische Verarbeitung vornehmen; dennoch erspart sich der Rechnungsersteller bereits die Kosten für Druck und Versand der Rechnung. Wir dagegen sparen Zeit bei der Eingangsbearbeitung und können dadurch z.B. Zahlungsziele und Skontofristen besser einhalten. Wir möchten diese Möglichkeit nicht außer Acht lassen und schon jetzt Effizienzgewinne erzielen. Der große Mehrwert wird sicherlich erst dann richtig spürbar, wenn der Austausch von strukturierten Rechnungsdaten ein ganz normaler Vorgang geworden ist. Aber so lange wollen wir nicht warten.“

Auch das Technische Hilfswerk erkennt die Vorteile von strukturierten Rechnungsdaten und möchte dies nutzen. Dabei setzt das THW bisher kein durchgängiges ERP-System ein, sondern nutzt die Eigenentwicklung „THWin“, welche um eine frei verfügbare web-basierte Workflowkomponente für die Rechnungsbearbeitung ergänzt wird. Elektronische Rechnungen werden beim THW mit Unterstützung von externen Dienstleistern sowie einem Konverter in das strukturierte Rechnungsformat ZUGFeRD umgewandelt, falls die Rechnung nicht bereits im entsprechenden Standardformat eingeht.

Beide Praxisbeispiele zeigen anschaulich, dass eine Vielzahl von innovativen Lösungsmöglichkeiten für die individuellen Anforderungen vorhanden ist.
Weitere Informationen zur eRechnung finden Sie unter www.ferd-net.de