Wenden Sie sich bitte möglichst zeitnah an den zuständigen Rahmenvertrags-Betreuer.

Die KoopV wird von Ihnen gemeinsam mit dem Dienstleister abgestimmt und erstellt. Der hierfür benötigte Vordruck wird Ihnen durch den Dienstleister zur Verfügung gestellt. 

Sobald die Kooperationsvereinbarung (KoopV) geschlossen, d. h. von Ihnen gegengezeichnet ist, können die Berater prinzipiell ihre Arbeit im Projekt aufnehmen. Die formelle Beauftragung erfolgt durch einen Einzelauftrag (EA), der zwischen dem BVA und dem Dienstleister mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur geschlossen wird. Erst ab diesem Zeitpunkt ist es dem Dienstleister möglich, Leistungen in unserem Abrechnungstool zu erfassen.

Bei einem Aufwandsprojekt werden die Leistungen monatlich innerhalb einer vorab festgelegten Obergrenze auf der Basis von Leistungsnachweisen (LNW) abgerechnet. In einem hierfür eigens entwickelten Abrechnungstool erfassen die Mitarbeiter des externen Dienstleisters ihre Tätigkeiten mit Datum, Dauer und genauer Beschreibung der Leistung in der für sie vorgegebenen Preisstufe. Die erbrachten Leistungen werden detailliert aufgeführt und viertelstundengenau abgerechnet. Aus diesen Einträgen wird der monatliche LNW erstellt. Der LNW bildet die Grundlage für die Rechnungsstellung.

Bei einem Festpreisprojekt werden die Leistungen des externen Dienstleisters als vorab festgelegte Meilensteine zu festgelegten Zahlungsterminen abgerechnet. Der Festpreis wird anhand des geschätzten Aufwandes sowie eines Risikoaufschlags durch den Auftragnehmer kalkuliert. Diese Form der Abrechnung kann bei Projekten sinnvoll sein, bei denen eine konkrete Leistungsbeschreibung möglich ist. Die einzelnen Meilensteine und die zugehörigen Abnahmekriterien werden genau definiert. Jeder Meilenstein wird mit einem konkreten Produkt (z.B. Ergebnisdokument, Studie, Konzept) abgeschlossen. Nachdem der vertraglich festgelegte Meilenstein erreicht ist, wird er nach dem in der Kooperationsvereinbarung festgelegten Preis abgerechnet, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.

Grundsätzlich entscheiden Sie über die fachliche Eignung des Beraters, d. h. Sie entscheiden, welcher Berater für Ihr Projekt in Frage kommt. Sie haben die Möglichkeit, den Lebenslauf mit den vorgesehenen Projektreferenzen für jeden einzelnen Berater zu prüfen, bevor Sie in der Kooperationsvereinbarung einen Einsatz des Beraters im Projekt festlegen.

Bei der Auswahl eines geeigneten Beraters werden Sie von dem zuständigen Rahmenvertragsverantwortlichen unterstützt. Von ihm werden die Lebensläufe und die Referenzen auf Rahmenvertragskonformität geprüft, d. h. die vorliegenden Nachweise und Angaben werden mit den Anforderungen an die jeweilige Preisstufe abgeglichen. Dadurch ist sichergestellt, dass die formalen Anforderungen (Beratungserfahrung /einschlägige Projekterfahrung) erfüllt sind.

Ein Austausch von Beratern ist jederzeit möglich. Sie können beim Dienstleister einen Beraterwechsel einfordern, falls Sie dies für erforderlich halten. Der zuständige Rahmenvertragsverantwortliche unterstützt Sie hierbei gerne.

Es liegt in Ihrem Ermessen, eine weitergehende Vertraulichkeitserklärung einzuholen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner im Drei-Partner-Modell.