Das Glossar

Ein Glossar stellt in diesem Kontext eine Liste mit Wörtern mit beigefügten Bedeutungserklärungen oder sinngemäßen Übersetzungen dar. Dieses ist erforderlich, da es im Prozessmanagement leider kaum einheitlich definierte Begriffe gibt. Alle Hersteller haben dabei ein unterschiedliches Verständnis von Begriffen wie Repository oder Glossar. Um Transparenz zu schaffen und Missverständnisse zu reduzieren, definiert und beschreibt die Reihe „Standards und Empfehlungen für ein bundeseinheitliches Prozessmanagement“ hier ihre Begriffe:

Titel	Kurzbeschreibung
Ablagestruktur	Die Ablagestruktur ist der logische Speicherort, der alle Ordnerstrukturen enthält. Analog zu einem Dateisystem wäre die Ablagestruktur das Wurzelverzeichnis, das weitere Ordner enthält. Auf der obersten Ebene können das z. B. Produktiv- oder Schulungscontainer sein.
Anwendungsrolle	Anwendungsrollen sind Zuordnungsobjekte, welche festlegen, welche Berechtigungen auf welche Objekte und Aktionen die zugeordneten Nutzergruppen innerhalb des Werkzeugs haben.
Datenbank	Die Datenbank ist der Bereich des Werkzeugs, in dem alle erstellten oder importieren Daten technisch vorgehalten werden.
Diagramm-Elemente	Als Diagramm-Elemente werden die Symbole einer Modellierungsnotation bezeichnet, die zur Erstellung eines Diagramms verwendet werden.
Identity Store	Unter einem Identity Store wird ein Verzeichnisdienst verstanden, in dem die Nutzerkonten und ihre Attribute eingesehen werden können.
Mandant	Ein Mandant definiert die äußere Sicherheitsgrenze für die Nutzung des Werkzeugs. Daten und Zugriffsrechte einzelner Mandanten müssen so voneinander getrennt sein, dass Operationen auf den Daten eines Mandanten inklusive technischer Aktionen, wie Datenwiederherstellung aus der Sicherung oder Aktualisierung von Datenbankschemas, keine Auswirkungen auf die Daten anderer Mandanten haben können.
Metadaten	Als Metadaten werden importierte oder fest definierte Informationen oder Rohdaten (bspw. „X min“ als Prozessdurchlaufzeiten oder der Name „Max Mustermann“ eines Prozess-Verantwortlichen) verstanden, die als Attributwerte den einzelnen Objekten in der Ordnerstruktur zugewiesen werden können.
Meta-Informationen	Meta-Informationen sind Kennzahlenklassen, wie bspw. Prozessdurchlaufzeiten und -Kosten sowie wichtige Informationen, wie bspw. Prozessverantwortlicher oder -Ausführender, die als Attribute für das Prozessmanagement definiert werden können. Die Meta-Informationen definieren dabei welche zusätzlichen Informationen einem Prozess generell hinterlegt werden sollen, wohingegen die Metadaten die tatsächlichen Informationen darstellen.
Modellierungskonvention	Modellierungskonventionen sind Regelwerke, die bei der Modellierung von Prozessdiagrammen die Einhaltung eines konsistenten Standards sicherstellen.
Nutzer	Ein Nutzer ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einer Behörde, die/der das Werkzeug administriert oder im Rahmen des Prozessmanagements nutzt bzw. anwendet.
Nutzergruppe	Innerhalb des Verzeichnisdienstes können mehrere Nutzerkonten zu einer Nutzergruppe zusammengefasst werden. Eine Nutzergruppe kann dabei ebenfalls weitere Nutzergruppen enthalten.
Nutzerkonto	Ein Nutzerkonto enthält die Anmeldedaten und weitere Informationen über einen Nutzer.
Nutzerprofil	Die Nutzerprofile enthalten die Nutzerrechte für einen Nutzer sowie dessen persönliche Einstellungen.
Objekte	Objekte sind alle Inhalte, wie bspw. Diagramme oder Meta-Informationen, innerhalb des Werkzeugs, die im Rahmen der täglichen Arbeit durch Nutzer angelegt oder importiert werden.
Objektkatalog	Ein Objektkatalog hat die Aufgabe, eine gemeinsame Sprache und ein einheitliches Verständnis für die Begriffe und Konzepte zu schaffen, die in den Geschäftsprozessen verwendet werden. Der Objektkatalog dient dabei im Prozessmanagement-Umfeld als Teil des Repositories auch als Referenzwerkzeug: Durch die Möglichkeit, Modellierungselemente jeder Notation in verschiedenen Diagrammen mit denselben Glossarinhalten zu verknüpfen, wird eine konsistente Anwendung von Begriffen und damit eine gleichbleibende Qualität bei der Modellierung gewährleistet.
Ordnerstruktur	Eine Ordnerstruktur in der Software beinhaltet alle Objekte, die durch die Nutzer angelegt oder importiert wurden.
Prozessmanagement-Werkzeug	Das Prozessmanagement-Werkzeug, im Rahmen der Maßnahme als Werkzeug bezeichnet, ist eine umfassende Softwarelösung für das Modellieren von Prozessdiagrammen, die Durchführung von Prozessanalysen sowie für den Aufbau und die Durchführung des Prozessmanagements innerhalb einer Behörde.
Repository	Das Repository speichert alle Einstellungen, die für den Mandanten gültig sind, z. B. das Metadaten-Modell, die definierten Anwendungsrollen oder die einsetzbaren Modellierungsnotationen.
Rolle (im Kontext Prozessmanagement)	Rollen werden, wie im Rahmen des Prozessmanagement üblich, als eine Bündelung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstanden.