11. Schritt: Ziele und deren Umsetzung

© BMI DV

Stellen Sie sich vor, Sie möchten Prozessmodellierung in Ihrer Behörde einführen und überlegen, wie Sie das anstellen sollen. Ein erstes Teilziel besteht darin, Prozesssteuerung - als Königsdisziplin des Prozessmanagements - Ihrer Zielgruppe, den Führungskräften, als erstrebenswert vorzustellen. Dazu verwenden wir das bereits bekannte Ziel und den Stakeholder aus den Elementen der Motivationsaspekten.

Die Umsetzung des Ziels wird über eine Vorgehensweise aus der ockerfarbenen Strategieebene realisiert, bei der die Mehrwerte der Prozesssteuerung aufgezeigt werden.

„Eine Vorgehensweise (Course of Action) stellt einen Ansatz oder Plan dar, mit dem Fertigkeiten oder Ressourcen einer Organisation dafür verwendet werden, um ein Ziel zu erreichen.“

Die Verbindung zwischen Vorgehensweise und Ziel ist logischerweise die Realisierungsverbindung.

Normalerweise würde man die Vorgehensweise wie in der Definition beschrieben mittels Ressourcen und Fertigkeiten weiter detaillieren. Ich habe hier aber mal einen Ausflug in die lachsfarbene Ebene namens „Implementation und Migration" getätigt und mir den Liefergegenstand genommen.

„Ein Liefergegenstand (Deliverable) stellt ein präzise definiertes Ergebnis eines Arbeitspakets dar.“

Die hier aufgeführten Liefergegenstände sind fertige Anwendungen, die ich aus einer Prozessanalyse mit anschließender Optimierung und Digitalisierung entwickelt habe. Die Basis dafür sind SharePoint und PowerBI. Mithilfe dieser Liefergegenstände versuchte, ich Führungskräften den Mehrwert von Prozessmanagement praktisch erfahrbar zu machen. Leider ließ sich die durchaus große Begeisterung für die Liefergegenstände nicht auf das Prozessmanagement übertragen.

Daher muss ich mir eine neue, umfassendere Strategie zurechtlegen.

© BMI DV

In der neuen Strategie habe ich zuerst einmal neue Ziele definiert. Zudem habe ich unterschiedliche Vorgehensweisen festgelegt, die zur Realisierung der jeweiligen Ziele führen sollen. Da das Aufzeigen der Mehrwerte alleine nicht reicht, um Prozessmanagement attraktiv zu machen, muss ich Prozessmanagement selbst begreifbar machen. Dafür führe ich Road Shows durch. Zusammen sollen diese beiden Vorgehensweisen das Ziel der Attraktivitätssteigerung für Prozessmanagement realisieren.

Für die Road Shows benötige ich als Ressource das Modellierungswerkzeug, für das gerade ein Zuschlag erteilt wurde.

„Eine Ressource (Resource) stellt ein Sachgut dar, das von einem Individuum oder einer Organisation kontrolliert wird bzw. sich in deren Besitz befindet.“

Die Ressource wird im Regelfall über eine Realisierungsverbindung mit einer Vorgehensweise verbunden sein. In diesem einen Fall habe ich eine Bereitstellungsverbindung (serving relation) gewählt, weil das Werkzeug zwar zwingende Voraussetzung für eine Road Show ist, aber die Road Show nicht durchführt.

Außerdem habe ich von den ersten beiden Vorgehensweisen eine Flussverbindung zur dritten Vorgehensweise gezeichnet, weil die Road Show und die Mehrwerte zusammen dazu führen sollen, dass Führungskräfte vom Prozessmanagement überzeugt sind und dann auch personelle Ressourcen in Form von Modellierenden bereitstellen. Das alles war jedoch zu kompliziert abzubilden, daher habe ich mit der Flussverbindung eine Abkürzung genommen: Die Flussverbindung kann sowohl eine inhaltliche als auch eine zeitliche Reihenfolge bedeuten. Ich habe mich hier für den zeitlichen Aspekt entschieden und stelle dar, dass eine Vorgehensweise erst dann beginnt, wenn die vorhergehende(n) erfolgreich waren. Alternativ hätte man auch eine Beeinflussungsverbindung wählen, oder den Fluss auf Ebene der Ziele darstellen können. Auch bei ArchiMate führen mehrere Wege nach Rom.

Mit diesen Modellierenden und dem Werkzeug lässt sich die Dokumentation der Prozesse in BPMN realisieren, was wiederum auf das Ziel einzahlt, Querschnittsprozesse für die eigene Abteilung zu definieren. Mit diesen Dokumentationen sowie als weiterer Vorgehensweise der Definition von Kennzahlen und Berichten lässt sich dann das Ziel der Prozesssteuerung realisieren.

Man kann hier übrigens gerne kritisch einwenden, dass Modellierende ja keine Sachgüter sind, und dass ich hier besser die Fertigkeit der Modellierung verwendet hätte. Außerdem habe ich eine Auslöseverbindung zwischen der Vorgehensweise und der Ressource Modellierende modelliert.

„Die Auslöseverbindung (Triggering Relationship) stellt eine zeitliche oder kausale Beziehung zwischen Elementen her.“

Damit wollte ich ausdrücken, dass überzeugte Führungskräfte die Ressourcen für die Modellierung bereitstellen. Falsch ist jedoch, dass die Vorgehensweise das auslöst, daher ist die hier gezeichnete Verbindung ebenfalls fehlerhaft. Bereinigen wir also das Diagramm:

© BMI DV

Die Fertigkeit Modellierung wird von der Rolle Modellierer realisiert.

„Eine Fertigkeit (Capability) stellt die Fähigkeit (Ability) dar, die ein aktives Strukturelement, wie eine Person, eine Organisationseinheit oder ein System, besitzt.

Aus den Fertigkeiten lassen sich übrigens auch Fertigkeitslandkarten (oft auch als Fähigkeitenlandkarte bezeichnet) erstellen, aber das ist nur etwas für in den Themen rund um Prozessmanagement wirklich weit fortgeschrittene Behörden.