3. Schritt: Rollen

Im 2. Schritt habe ich ein Organigramm in ArchiMate abgebildet. Zum bisherigen Organigramm war aber noch kein Unterschied zu erkennen. Gehen wir nun einen Schritt weiter, indem wir den Akteuren Geschäftsrollen zuweisen.

© BMI DV

„Eine Geschäftsrolle (Business Role) stellt die Verantwortlichkeit für die Ausführung einer bestimmten Tätigkeit dar, zu der ein Akteur zugewiesen kann, oder die Rolle, die ein Akteur in einer bestimmten Aktion oder einem Ereignis spielt.“

Die Geschäftsrolle wird durch ein Rohr bzw. liegendes Fass dargestellt.

Eine Geschäftsrolle kann von mehr als einem Akteur wahrgenommen werden. Umgekehrt kann ein Akteur mehr als eine Geschäftsrolle wahrnehmen.

Eine Geschäftsrolle existiert innerhalb einer Organisation normalerweise unabhängig von der Frage, ob ein Akteur sie wahrnimmt oder nicht. Ein Akteur, der einer Rolle zugewiesen ist, ist für die die Sicherstellung der zugehörigen Verhaltensweisen verantwortlich. Das kann durch die Ausführung genauso passieren wie durch das Delegieren und Kontrollieren der Ausführung.

Darüber hinaus kann eine Geschäftsrolle zu einem oder mehreren Geschäftsprozessen zugewiesen werden.

Der Name der Geschäftsrolle sollte ein Hauptwort sein.

Geschäftsrollen können über eine Kompositionsverbindung auch in Teilrollen unterteilt werden.

Im Bild wird die Rolle Prozessmanagement, die mir zugewiesen ist, in zwei Teilrollen unterteilt: die Fachaufsicht über das Kompetenzzentrum Prozessmanagement (CC PM) im BVA, und die Maßnahmenverantwortung der DK-Maßnahme PMT.

© BMI DV

Die Zuweisung einer Rolle zu einem Akteur erfolgt über eine Zuweisungsverbindung.

„Die Zuweisungsverbindung (Assignment relationship) verbindet entweder Akteure mit Geschäftsrollen oder ein aktives Element (z. B. Geschäftsrollen) mit einem von ihm ausgeführten, tätigkeitsbezogenen Element (z. B. einem Prozess). Die Zuweisungsverbindung stellt die Zuweisung von Verantwortlichkeit, Durchführung von Tätigkeiten, Speicherung oder Ausführung dar.“

Die Zuweisungsverbindung wird durch einen kleinen, ausgefüllten Kreis an der übergeordneten und einen Pfeil mit ausgefüllter Spitze an der zugewiesenen Seite dargestellt.

Auch die Zuweisungsverbindung kann durch das Darstellen innerhalb des übergeordneten Elements dargestellt werden.

Im Beispiel wird dem Staatssekretär die Rolle CIO Bund zugewiesen.

© BMI DV

Das Bild zeigt die Rollen, die der Organisationseinheit DV I 3 mit Stand März 2023 zugewiesen sind. Auch hier lassen sich die Verbindungen durch das In-das-übergeordnete-Element-Ziehen wieder verstecken. Welche Darstellung man wählt, ist Geschmackssache.

Die Trennung zwischen Organisationseinheit und Rolle vereinfacht die Übersicht über die einzelnen Aufgaben in der Organisationseinheit. Auch wenn es möglich ist, dass mehrere Akteure eine Rolle einnehmen, ist das nur in wenigen Fällen sinnvoll. Ein Abgleich der vorhandenen Rollen kann sinnlose Redundanzen und organisatorische Optimierungs- bzw. Standardisierungsmöglichkeiten aufzeigen.

© BMI DV

Ihre wahre Stärke spielen Rollen aber erst im Zusammenspiel mit Prozessen aus: Ohne diese Abstraktionsschicht weist man einem Prozess oder einer Aktivität die Organisationseinheit als Verantwortlichkeit zu. Durch das beschriften der Zuweisung kann man sogar die Information hinterlegen, welcher Art die Zuweisung ist. Das klappt übrigens für alle Verbindungen.

In einem BPMN-Diagramm wird das dagegen in der Regel mit einer an einen Prozess oder an eine Aktivität angehängten RACI-Matrix dargestellt, in der die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten (Informieren, Entscheiden, Duchführen usw.) gespeichert werden. Die Folge: Einerseits müssen unzählige Organisationseinheiten zu den einzelnen Aktivitäten hinzugefügt werden. Andererseits müssen diese bei jeder Umorganisation alle wiedergefunden und geändert werden.

Durch die Einführung der Rolle in ArchiMate ändert man bei einer Umorganisation lediglich die Zuweisung der Rolle zum Akteur. Im Prozess ändert sich nichts. Das macht diese Aufgabe erheblich einfacher.

Übrigens kann man Rollen-Elemente auch mit Lanes in BPMN verbinden, um so eine übergreifende Auswertung zu ermöglichen.