Und so funktioniert die Methode:

Eine Moderation lädt zu einem spezifischen Zeitpunkt zur Besprechung eines vorher festgelegten Oberthemas ein. Das Oberthema richtet sich nach der versammelten Zielgruppe, Herausforderungen
oder neuen Ansätzen, die aktuell in der Behörde pilotiert werden. Die Atmosphäre im Termin sollte möglichst ungezwungen sein.

Schritt 1:

Zu Beginn der Besprechung sammelt die Moderation mögliche Themen und Fragestellungen der Teilnehmenden ein.

Schritt 2:

Die eingereichten Diskussionsthemen werden durch alle Teilnehmenden priorisiert.

Schritt 3:

Nun wird das erste Thema diskutiert (ca. 15 Minuten). Die Moderation fragt anschließend, ob das Thema als „erledigt“ markiert werden soll oder weitere 10 Minuten Diskussionszeit investiert werden. Dieser Schritt wiederholt sich solange bis das Thema als „erledigt“ markiert wird.

Schritt 4:

Die Moderation führt zum nächsten Thema über und die Gruppe diskutiert dieses wie in Schritt 3 beschrieben.

Schritt 5:

Am Ende des Lean Coffees werden die Ergebnisse kurz zusammengefasst und ggfs. Maßnahmen abgeleitet oder Aufgabenpakete an die Personen verteilt. Sollten weitere Lean-Coffee Formate gewünscht sein, ist es wichtig eine Moderation, sowie Datum und Zeit für einen Folgetermin festzulegen (ca. 15 Minuten).

Tipp:

Bei Schritt 2 kann das Dot-Voting unterstützen.

Mögliche Materialien:

• Zettel/Karten
• Stifte
• Klebepunkte
• Metaplanwand

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