So funktioniert der Digi'Baukasten

Der Digi’Baukasten besteht aus verschiedenen Bausteinen, die in den Projektphasen Verstehen, Gestalten und Umsetzen zum Einsatz kommen. Bausteine sind Sammlungen von direkt anwendbaren Anleitungen und Arbeitshilfen wie bspw. Vorlagen, Checklisten und Anwendungsbeispielen. Diese unterstützen Sie dabei, Ihre Digitalisierungsprojekte zu organisieren und das Vorgehen im Projekt zu planen und durchzuführen.

1. Standortbestimmung

Wo stehe ich gerade in meinem Projekt?

Die Projektphasen Verstehen, Gestalten und Umsetzen spiegeln den Fokus wider, auf den Sie sich in ihrem Projekt derzeit konzentrieren.

Befassen Sie sich damit, die Ausgangslage zu verstehen, Informationen zum Projektinhalt zu recherchieren oder Dokumente zu sichten? Dann sind die Bausteine der Phase Verstehen für Sie wahrscheinlich am interessantesten.

Haben Sie das Thema der Informationsbeschaffung bereits abgeschlossen und erarbeiten aktuell Lösungen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen? Dann sind die Bausteine der Phase Gestalten für Sie mit Sicherheit geeignet.

Sollten Sie bereits eine Lösung, einen Prototyp oder eine erste Idee für die Umsetzung Ihres Projektes haben, erscheinen die Bausteine der Phase Umsetzen für Sie am sinnvollsten.

Unsere phasenübergreifenden, mehrfarbigen Bausteine sind vielseitig einsetzbar und können Sie jederzeit im gesamten Projektverlauf unterstützen.

2. Grundlagen – das müssen Sie wissen!

2.1 Bausteine

Damit Sie sich bei der Anwendung des Digi’Baukastens leicht orientieren können, haben wir jeden Baustein einer Farbe zugeordnet, die wiederum einer Projektphase zugeordnet ist:

• Rosa Bausteine sind für die Phase Verstehen vorgesehen,
• Gelbe Bausteine kommen in der Phase Gestalten zum Einsatz,
• Grüne Bausteine finden Ihre Anwendung in der Phase Umsetzen, und
• Mehrfahrbige Bausteine können Sie überall einsetzen.

Tipp: Die Phasenzuordnung ist unsere Empfehlung, um Sie bei der Anwendung zu unterstützen. Natürlich können alle Bausteine jederzeit eingesetzt und miteinander kombiniert werden – unabhängig davon, in welcher Projektphase Sie sich befinden.

Hier gelangen Sie direkt zu den Bausteinen:

"Ich habe mir die Bausteine angesehen – wie setze ich diese jetzt in meinem Projekt ein?" -

Ganz einfach! Mit den Bauplänen und Werkzeugen!

2.2 Baupläne und Werkzeuge

Damit Sie sofort loslegen können, haben wir alle Bausteine einheitlich aufgebaut. Jeder Baustein behandelt ein Thema bzw. eine Fragestellung und besteht aus:

Symbol für Baupläne

Symbol für Werkzeuge

 

Die Baupläne sind kurze Anleitungen, Informationen und Beispiele zu den Werkzeugen, damit Sie diese schnell und eigenständig anwenden können. Hinter den Werkzeugen verbergen sich bspw. Arbeitshilfe, Vorlagen, Checklisten, Poster und vieles mehr.

2.3 Ein Beispiel am Baustein "Prozess-DIGI-Analyse"

Schauen wir uns das einmal an einem Beispiel an. Sie wollen verstehen, wie fortgeschritten der Digitalisierungsgrad ihrer Prozesse ist? Dieser Fragestellung widmet sich der Baustein "Prozess-DIGI-Analyse".

Übersicht zu Bauplan und Werkzeugen des Bausteins "Prozess-DIGI-Analyse"

Der Baustein Prozess-DIGI-Analyse besteht aus einem Bauplan und einem Werkzeug. Der Bauplan ist eine Anleitung und gliedert sich in drei Abschnitte:

• drei Schritte der Prozess-DIGI-Analyse,
• Auswertung der Ergebnisse,
• Informationen zu den Digitalisierungsgraden inkl. Beispiel.

Die dazugehörigen Werkzeuge sind in diesem Fall

• eine Excel-Vorlage für die eigene Analyse, und
• ein ausgefülltes Beispiel zur Orientierung.

2.4 Modularer Einsatz der Bausteine

Unsere Bausteine sind individuell einsetzbar und vielfältig miteinander kombinierbar.

Beispiel eines Bauplans: Prozess-DIGI-Analyse

Zu Beginn eines jeden Bausteins stellen wir Ihnen auf dem Deckblatt (vgl. Abb.) wichtige Informationen bereit, die Ihnen bei der Anwendung helfen. Hier finden Sie die Zuordnung in die Phase, eine kurze Inhaltsübersicht bzw. -beschreibung und eine Auswahl an Kombinationsmöglichkeiten. Am linken Rand des Bauplans sehen Sie, welcher Baustein bzw. welche Bausteine idealerweise vorher zum Einsatz kommen; am rechten Rand sehen Sie, welcher Baustein bzw. welche Bausteine sich anschließend empfehlen würden.

3. So wenden Sie den Digi‘Baukasten an

3.1 Bausteinplan startklar machen

Ganz egal, ob Sie bereits in der Projektdurchführung sind oder noch ganz am Anfang stehen: stellen Sie sich einen Bausteinplan zusammen. Der Bausteinplan ist ein Mix an Bausteinen, den Sie während des Projektes anwenden möchten.

Wir empfehlen dafür die Anwendung des Bausteins DIGI-Projektplan. Je nachdem, wie das Ziel Ihres Projektes lautet: wählen Sie die Bausteine aus, die für Sie in Frage kommen. Füllen Sie die beigefügte Vorlage aus und zeigen es Ihren Kolleginnen und Kollegen. Kommunizieren Sie klar Ihre Ziele und Maßnahmen, die Sie mit dem Plan verfolgen.

Haben Sie sich Ihren passenden Bausteinmix zusammengestellt?

Laden Sie sich einfach und bequem alle Bausteine von der Internetseite herunter und speichern diese bei Ihnen ab. Zu gegebener Zeit können Sie dann auf die Bausteininhalte zurückgreifen und diese anwenden.

Während des Projektverlaufs haben Sie natürlich immer und zu jeder Zeit die Möglichkeit, Ihren Bausteinmix anpassen – denken Sie daran, dieses auch in Ihrem Team zu besprechen!

3.2 Ein paar Beispiele:

1. Sie haben einen Workshop geplant und möchten die Teilnehmenden zu Beginn positiv auf das Thema Digitalisierung einstimmen? Hier empfiehlt sich der DIGI-Check, der ein spielerisches Herantasten an das Thema Digitalisierung ermöglicht.
2. Sie möchten die bevorstehenden Veränderungen in dem zu untersuchenden Bereich begleiten und alle Beschäftigten so gut wie möglich darauf vorbereiten? Dann ist der Baustein Veränderungswegweiser genau das Richtige für Sie.
3. Sie überlegen, welches IT-System als Lösung für Ihre Herausforderung wohl am besten geeignet ist? Mit dem IT-Kompass können Sie sich eine Auswahl als Ersteinschätzung einholen.

3.3 Alles hat einmal ein Ende

Ihr Projekt haben Sie erfolgreich durchgeführt und konnten unsere Bausteine gewinnbringend nutzen? Dann teilen Sie uns sehr gerne Ihr Feedback mit! Wir arbeiten stets daran, die Bausteine und das Nutzungserlebnis für Sie zu verbessern. Wir freuen uns, wenn der Digi’Baukasten und seine Bausteine Sie unterstützen konnten, Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.

Kontaktieren Sie uns

Team Digitalisierungsbaukasten

im Bundesverwaltungsamt

Beratungszentrum des Bundes,
Organisations- und Digitalisierungsberatung

Tel.: 022899358-3900
E-Mail: digitalisierungsbaukasten@bva.bund.de

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