Einleitung

Auf Grund ihrer Komplexität und spezieller Rahmenbedingungen stellen Großprojekte in der öffentlichen Verwaltung besondere Anforderungen an das Projektmanagement. Enormer Umfang, hohe Komplexität, besondere Gesetze, große Auswirkungen auf Organisation und Öffentlichkeit sind nur einige davon, mit denen die Projektleitung umgehen muss. Die S-O-S-Methode wurde entwickelt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden, und hat sich als eine Standardmethodik in der öffentlichen Verwaltung bewährt.

Die S-O-S-Methode besteht aus dem vorliegendem Methodenhandbuch und einer Vielzahl individuell anpassbarer Vorlagen für die Projektpraxis. Sie wird ergänzt durch ein neu entwickeltes Excel-Werkzeug, mit dem ein schneller und präziser Projektstatus angezeigt werden kann.

Bei einer stringenten Anwendung trägt die Methode maßgeblich dazu bei, dass Projektziele inner­halb des geplanten Zeit- und Budgetrahmens erreicht und Großprojekte erfolgreich durchgeführt werden.

Hintergrund und Abgrenzung der S-O-S Methode^©

Die S-O-S-Methode ersetzt keine der gängigen Projektmanagementmethoden oder -standards, sondern stellt eine sinnvolle Ergänzung dar. Ihr Fokus liegt ausdrücklich auf den für das Großprojektmanagement spezifischen Themen.

Für den Einsatz der S-O-S-Methode werden Kenntnisse allgemeiner Projektmanagementmethoden und -standards vorausgesetzt. Daher liefert das Handbuch keine grundlegende Beschreibung, sondern gibt nur eine kurze Übersicht über gängige Projektmanagement-Standards in Teil III „Anlagen“.

Abbildung 1: Abgrenzung zwischen Projektmanagement und Großprojektmanagement Quelle: Bundesverwaltungsamt

Ab wann ein Projekt als Großprojekt gilt, wird meist anhand bestimmter Indikatoren bestimmt. In der hier beschriebenen Methode wird ein Projekt als Großprojekt bezeichnet, wenn es hoch komplex ist und der Gesamtaufwand mehr als 50 Personenjahre beträgt oder das Budget über 10 Mio. EUR liegt. Auch die Auswirkungen, die ein Projekt und daraus resultierende Änderungen auf die Gesamtorganisation haben, können als Indikator dienen.

Für mehr Informationen zur Größenklassifizierung von Projekten wird auf Teil III „Anlagen“ verwiesen.

Um die S-O-S-Methode anwenden zu können, müssen keine besonderen technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Für die Nutzung der Vorlagen und des Werkzeugs „Projektkompass“ ist MS-Office erforderlich.

Zielgruppen der S-O-S-Methode^©

Die Methode richtet sich an drei Zielgruppen:

• Projektauftraggeberinnen und Projektauftraggeber, denen die Methode eine Hilfestellung für die Projektanbahnung bietet und dabei hilft, ein geplantes Vorhaben sowie dessen Auswirkungen besser einschätzen zu können.
• Projektleitung und Projektteam, die durch die Methode gezielt unterstützt werden und denen sie standardisierte Vorlagen zu den verschiedenen Bausteinen des Großprojektmanagements zur Verfügung stellt.
• Beraterinnen und Berater im Bereich Großprojektmanagement, denen die Methode Hilfestellung für ihre Beratungseinsätze an die Hand gibt.

Größenklassifizierung von Projekten in der S-O-S-Methode

Einen Überblick über die unterschiedlichen Projektgrößen gibt nachfolgende Abbildung. Ein Großprojekt unterscheidet sich von kleinen oder mittelgroßen Projekten durch seinen überdurchschnittlich großen Umfang und die damit verbundene Komplexität. Diese stellt besondere Anforderungen an das Projektmanagement.

Abbildung 2: Projektgröße und ihre typischen Merkmal

Die S-O-S-Methode definiert ein Projekt als groß, wenn es eines oder mehrere der folgenden Merkmale erfüllt:

• Personalaufwand > 50 Personenjahre: Wenn die für ein Projekt insgesamt erforderlichen personellen Ressourcen (= die Summe der Einsatzzeiten aller internen und externen Projektbeteiligten) 50 Personenjahre übersteigen, handelt es sich in der Regel um ein Großprojekt. Dies entspricht z. B. 100 Personen, die ein Projekt mit einer Länge von 6 Monaten durchführen.
• Gesamtbudget > 10 Mio. Euro: Wenn das Projektbudget insgesamt ein Volumen von 10 Millionen Euro übersteigt, handelt es sich in der Regel um ein Großprojekt.
• Überdurchschnittlich komplexe Projektstruktur: Wenn die Organisationsstruktur eines Projekts überdurchschnittlich komplex und der damit verbundenen Managementaufwand erheblich ist. Beispiele hierfür sind Projekte mit sehr vielen Beteiligten oder Projekte, die mehrere, voneinander weitgehend unabhängige Verwaltungsebenen umfassen (z. B. Bund-Länder-Projekte oder Projekte mit mehreren EU-Mitgliedsstaaten).
• Hohe Wichtigkeit: Wenn das Scheitern eines Projekts erhebliche politische Kosten mit sich bringt oder wenn ein Projekt von existenzieller Bedeutung für die durchführende Organisation ist. Das ist ein Kriterium, welches in der öffentlichen Verwaltung im Gegensatz zur Privatwirtschaft häufig Anwendung findet.

Ab dem oben dargestellten Projektumfang Mega/Programm sind die Methoden des Großprojektmanagements allein nicht mehr ausreichend. Um ein Vorhaben weiterhin zielorientiert zu steuern, sind dann zusätzliche Aktivitäten aus dem Bereich des Programmmanagements erforderlich. Das Thema Programmmanagement soll zukünftig in einem gesonderten Dokument des Kompetenzzentrums (Groß-)Projektmanagement behandelt werden.

Weiterentwicklung der Methode im BVA

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) stellt mit dem Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement (CC GroßPM) eine Plattform für die Erarbeitung und Verbreitung von Best Practice Wissen zum Management von Projekten und Großprojekten in der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung. In dieser Funktion betreut das CC GroßPM unter anderem die Veröffentlichung und Weiterentwicklung der S-O-S-Methode. Neue Erfahrungen und Erkenntnisse werden kontinuierlich in die Methode eingearbeitet.

Das CC GroßPM verfolgt das Ziel, ein umfassendes Netzwerk zum Thema (Groß-)Projekt-management in der öffentlichen Verwaltung aufzubauen.

Alle, die das Handbuch lesen und die Methode anwenden, seien an dieser Stelle ermutigt, ihre Erfahrungen mit (Groß-)Projekten und ihre Anregungen und Tipps an das CC GroßPM zu kommunizieren und damit wichtigen Input zu liefern.

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