Welche Projektgrößen gibt es, und was unterscheidet sie?

Für ein gemeinsames Verständnis und Vokabular finden Sie nachfolgend einige wichtige grundlegende Begriffe, die wir für Sie definieren und erläutern. Nutzen Sie gerne auch unsere „Learning Nuggets“ – unsere kurzen Lernvideos, auf die verwiesen wird.

Projekt

Projekte sind einmalig durchzuführende Vorhaben, oftmals mit langfristiger Wirkung. Sie sind zeitlich befristet, haben einen Start- und Endpunkt und werden mit eigenen Ressourcen ausgestattet. Sie werden separat, zusätzlich zum alltäglichen Liniengeschäft durchgeführt. Ein Projekt dient der Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses. Durch eine gezielte Planung werden Wege gefunden, um die festgelegten Ziele umzusetzen. Die Fertigstellung erfolgt gemäß abgestimmter Qualitätsvorgaben, der festgelegten Zeit, des zur Verfügung stehenden Budgets und der Kundenzufriedenheit.

Großprojekt

Großprojekte sind in der Regel mehr als große Einzelprojekte. Sie zeichnen sich unter anderem durch eine hohe Komplexität und die außergewöhnliche Dimension der Auswirkungen auf die Gesamtorganisation aus. Sie werden anhand bestimmter Indikatoren definiert. Meist werden folgende herangezogen:

• die Anzahl der prognostizierten Personentage,
• das finanzielle Volumen oder
• die Komplexität der Entscheidungsstrukturen

Die Projektstruktur erreicht eine solche Dimension, dass die Aufteilung in Teilprojekte nötig ist. Diese Teilprojekte, die teilweise parallel laufen, müssen gemeinsam koordiniert und steuert werden. Es werden die gleichen Ziele verfolgt wie bei einem Projekt (d.h. Detailplanung und Fertigstellung gemäß den Vorgaben an Qualität – Zeit - Budget – Kundenzufriedenheit).

Projekte mit geringeren Umfängen können als Großprojekte definiert werden, wenn sich die Projektarbeit, die daraus resultierenden Änderungen bzw. die Projektergebnisse auf die gesamte Organisation auswirken.

Programm

Ein Programm besteht aus mehreren inhaltlich zusammengehörigen Projekten sowie Großprojekten, deren Einzelziele zu einem übergeordneten Programmziel beitragen. Programme orientieren sich oft an der Unternehmensstrategie und sind eng mit der Führungsebene verknüpft. Während einzelne Projekte auf einen konkreten Stichtag ausgerichtet sind, laufen Programme über einen längeren Zeitraum – oftmals über Jahre. Langfristige Strategien und ständige Anpassung an die äußeren Umstände sind daher essentiell (vgl. auch DIN 69909-1*).

* DIN Deutsches Institut für Normung, e. V.: DIN 69909-1. Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten – Teil 1: Grundlagen, Ausgabe 2013-03.

Projektportfolio

Das Projektportfolio ist eine „Zusammenfassung von Projekten und Programmen in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zum Zwecke einer permanenten übergeordneten Planung und Steuerung“ (Definition laut DIN 69901-5* bzw. DIN 69909-1**). Ziel dabei ist es, die richtigen Projekte und/oder Programme zu finden bzw. auszuwählen und daraus das Projektportfolio zusammenzustellen. Der Fokus liegt somit auf einer höheren Effektivität der Projektwirtschaft, während bei Projekten die effiziente Umsetzung im Vordergrund steht.

* vgl. DIN 69901-5. Projektmanagement - Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe, Ausgabe 2009-01, Deutsches Institut für Normung, e. V.

** siehe DIN 69909-1. Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten – Teil 1: Grundlagen, Ausgabe 2013-03, DIN Deutsches Institut für Normung, e. V.

Projekthierarchie

Die verschiedenen Projekttypen „Projekte“, „Großprojekte“, „Programme“ und „Portfolios“ lassen sich in einer Projekthierarchie in eine Rangfolge einteilen (siehe nächste Abbildung).

Das Thema Projekthierarchie ist auch in einem Lernvideo dargestellt.

Quelle: Bundesverwaltungsamt

Die hierarchische Gliederung zeigt, dass mit steigendem Umfang des (Groß-)Projekts und der Einbettung in Programmen und Projektportfolios auch die Notwendigkeit zur strategischen Ausrichtung zunimmt, um aktiv Einfluss auf den Erfolg der gesamten Organisation nehmen zu können. Auch ist es wichtig, zu erkennen, dass Projekte und Großprojekte anders zu betrachten, zu behandeln und zu budgetieren sind als das Cluster mit Programmen und Portfolios:

• Bei Projekten und Großprojekten stehen Einzelprojekte im Fokus. Bei der Budgetplanung kann man nach gängiger Praxiserfahrung des mit Overhead-Kosten von 10-15 % der Gesamtprojektkosten rechnen. Die zentralen Erfolgsfaktoren sind dabei ein professionelles Projektmanagement, klar definierte Projektziele, minimaler stabiler Projektumfang und die Unterstützung durch die Behördenleitung. 
• Bei Programmen und Portfolios ist eine Vielzahl von Projekten zu beachten. Als Overhead-Kosten sollten 1,5 bis 2,5 % der Gesamtkosten zusätzlich eingerechnet werden. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind eine strategische und langfristige Planung, ein professionelles sog. Project Management Office (PMO) sowie die Einbindung der politischen Ebene.

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