Besondere Herausforderungen

Projektmanagement im allgemeinen

Generell hat Projektmanagement die Aufgabe, wichtige, oftmals schwierige und aufwendige Projektvorhaben erfolgreich durchzuführen. Es ermöglicht eine systematische Vorgehensweise und bedarfsgerechte Ergebnisse. Für ein Großprojekt ist Projektmanagement unerlässlich, um trotz aller Komplexität und Risiko das Projekt zum Erfolg zu führen. Je mehr Einzelprojekte in Programmen oder Portfolios eingebettet werden, desto größer sind die Herausforderungen an die Projektleitung, desto wichtiger sind strukturiertes und einheitliches Vorgehen.

• Hohe eingesetzte oder auf dem Spiel stehende Werte

Ein Großprojekt verursacht nicht nur unmittelbare hohe Kosten, sondern hat oft über das Projekt hinaus umfangreiche finanzielle Auswirkungen, z.B. Folgekosten, entgangene Einnahmen. Daher ist eine genaue Verfolgung des Projektstatus eine der wichtigsten Grundlagen für das Projektmanagement. Das Managen von Programmen und Projektportfolios erfordert zudem besonderes Augenmerk auf strukturiertes Risiko-und Qualitätsmanagement.

• Große Auswirkungen auf die Organisation

Viele interne und externe Beteiligte aus verschiedenen Organisationseinheiten und mit unterschiedlichen Interessen und Anforderungen erhöhen den Kommunikationsbedarf in hohem Maß. Diesen zu managen, wird zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Bei Programmen oder Projektportfolios besteht auf jeden Fall die Notwendigkeit, dass die jeweiligen Ziele auch an der strategischen Ausrichtung der Gesamtorganisation ausgerichtet werden. Auch hier sind Kommunikation, aber auch Stakeholdermanagement entscheidend.

Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Das Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung ist durch einige Besonderheiten geprägt. Es gilt, durch professionelles Projektmanagement jederzeit Transparenz im Projekt zu haben und damit Nachvollziehbarkeit für Aufsichtsbehörden und die Öffentlichkeit zu schaffen.

• Strukturelle und rechtliche Besonderheiten

Öffentliche Einrichtungen sind bei der Durchführung von Projekten gegenüber privatwirtschaftlichen Unternehmen zur Einhaltung zusätzlicher und verwaltungsspezifischer Regelungen verpflichtet. Diese sollen u.a. transparente und faire Verfahren, einen sparsamen Mitteleinsatz oder die Berücksichtigung möglichst vieler gesellschaftlicher Interessen garantieren. Hierzu zählen beispielsweise haushaltsrechtliche Bestimmungen, die Bestimmungen des Vergaberechts für Beschaffungen der öffentlichen Hand, spezielle arbeits- und tarifrechtliche Regelungen sowie sozialrechtliche Bestimmungen. Die Berücksichtigung dieser Vorschriften ist häufig mit einer Erhöhung des Umfangs und der Komplexität öffentlicher Projekte verbunden.

• Vielfältigkeit der Anspruchsgruppen

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit von Projektleitungen stellt die Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Anforderungen der projektbeteiligten Interessengruppen dar, weshalb dem Stakeholdermanagement in Projekten regelmäßig eine besondere Rolle zukommt. Für Projekte der öffentlichen Verwaltung ist hierbei zu beachten, dass regelmäßig zusätzliche Interessenvertretungen, wie z.B. Regierungsvertreterinnen bzw. Regierungsvertreter, die politische Opposition, andere staatliche Stellen oder unterschiedliche zivilgesellschaftliche Interessengruppen zu berücksichtigen sind. Diese Interessengruppen stehen den Projektzielen unterschiedlich gegenüber und können Einfluss auf das Projekt und dessen Erfolg ausüben. Hierbei sind auch zusätzliche verwaltungsspezifische Gremien wie Personalräte, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung oder Datenschutz- und Geheimschutzbeauftragte zu berücksichtigten.

• Besonderheiten des Umfelds

Während sich die Ziele und Ergebnisse von privatwirtschaftlichen Projekten in der Regel an den Unternehmenszielen ausrichten, verfolgen Projekte der öffentlichen Hand regelmäßig Ziele, die dem öffentlichen Interesse dienen. Weil dieses das Ergebnis einer Abwägung zwischen einer Vielzahl von Individualinteressen erfordert, sind Projektmanagerinnen bzw. Projektmanager im öffentlichen Bereich mit vielseitigen Anspruchsgruppen und deren unterschiedlichen, teils widersprüchlichen Erwartungen konfrontiert. Ein Beispiel sind die regelmäßig unterschiedlichen Ziele von Regierung und politischer Opposition. Aber auch innerhalb der Verwaltung arbeiten unterschiedliche Behörden mit unterschiedlichen Ziel- und Schwerpunktsetzungen, die nicht immer kompatibel sind. So können beispielsweise umweltpolitische mit wirtschaftspolitischen Zielen kollidieren.

• Einfluss der Politik

Während privatwirtschaftliche Unternehmen vergleichsweise einfach Projektentscheidungen treffen können, erfordern Projekte im öffentlichen Bereich einen Konsens über Zweck, Ergebnis und Umfang eines Projekts. Dieser Konsens wird in politischen Prozessen erzielt, in denen die im zweiten Punkt genannten Interessengruppen als Projektstakeholderinnen und -stakeholder Einfluss nehmen. Nicht zu unterschätzen ist zudem mediales Interesse an einem Projekt. Gerade Großprojekte der öffentlichen Verwaltung stehen unter einer besonderen medialen Beobachtung, weil für die Umsetzung signifikante Steuermittel verwendet werden.

Letztlich lassen sich die genannten Besonderheiten alle darauf zurückführen, dass Projekte der öffentlichen Hand dem öffentlichen Interesse dienen und aus öffentlichen Mitteln finanziert werden. Hieraus ergibt sich in demokratischen Gesellschaften eine besondere Pflicht zur Herstellung von Transparenz über das Verwaltungshandeln und die möglichst vollständige Berücksichtigung von Interessen aller Teile der Gesellschaft

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