Was ist Projektmanagement, und welche Methoden gibt es?

Projektmanagement

Ziel von Projektmanagement ist es, Projekte zum Erfolg zu führen. Es umfasst die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten (vgl. auch DIN 69901-5 oder siehe BMI Praxisleitfaden*).

Sie sollten folgende Grundsätze für Projektmanagement einhalten:

• klare Zielvorgaben,
• fest zugeordnete Ressourcen und
• die Anwendung von Planungs- und Steuerungsmethoden. 

Ein systematisches Projektmanagement soll sicherstellen, dass 

• projektwürdige Vorhaben auch entsprechend definiert und durchgeführt werden,
• Projektteams ergebnisorientierter arbeiten und ihre Problemlösungskompetenz erhöhen,
• die Zusammenarbeit bei komplexen Vorhaben effektiv gestaltet und koordiniert wird,
• sich die Beschäftigten mit ihrer Projektarbeit identifizieren und ihr Sinn für Eigenverantwortung und effektives Arbeiten wächst.
• der aktuelle Projektstatus jederzeit transparent und nachvollziehbar ist.

Grundsätzlich gilt: es gibt nicht die eine „richtige“ Methode, wie Projektsteuerung am besten gelingt. Die heutige Welt ist schnelllebig und sehr komplex geworden und lässt nur schwer Vorhersagen zu, wie sich das Organisationsumfeld, die Projektrahmenbedingungen und -Anforderungen im Laufe eines Projekts konkret entwickeln werden. Wichtig ist, dass Sie als Projektleitung einen geeigneten Umgang mit solchen Unsicherheiten und Unvorhersehbaren finden, ein Projektumfeld mit passendem organisatorischem Rahmen schaffen und sich für die bestmögliche Projektmanagementmethodik entscheiden. So können Sie während des Projektverlaufs flexibel auf sich verändernde Bedingungen und neue Anforderungen reagieren.

Damit Sie bei den vielfältigen Projektsteuerungsaufgaben unterstützt und entlastet werden, empfiehlt sich zudem der Aufbau eines sogenannten Project Management Office (PMO).

* Vgl. DIN Deutsches Institut für Normung, e. V.: DIN 69901-5. Projektmanagement - Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe, Ausgabe 2009-0 oder siehe BMI Praxisleitfaden. Projektmanagement für die öffentliche Verwaltung. Dezember 2012. Seite 8

Vorgehensmodell/Methodik

Die verschiedenen Ansätze bzw. Vorgehensmodelle im Projektmanagementkontext lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen. Je nach Größe und Komplexität des Projekts unterscheidet man zwischen klassischen „einfachen“ Projekt- oder Großprojektmanagement sowie Programm- und Portfoliomanagement. Im deutschsprachigen Raum wird oft auch der Begriff Multiprojektmanagement genutzt. Nach Norm DIN 69909* ist Multiprojektmanagement ein "organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte“ und kann daher als Oberbegriff für Programm- und Portfoliomanagement betrachtet werden.

Müssen Sie Ihr Projekt in einem vorwiegend unsicheren, unvorhersehbaren Umfeld steuern, dann kann die Entscheidung für agiles Projektmanagement oder eine Mischform aus agil und klassisch eher zielführend sein.

Bei der Entscheidung für die passendste Projektmanagementmethode für Ihr Projektvorhaben kann Ihnen z. B. die sogenannte Stacey-Matrix als Orientierungshilfe dienen. Die Matrix zeigt die zwei Dimensionen bzw. Spannungsfelder „Was“ und „Wie“ auf. Sie als Projektleitung können hier Ihr Projektvorhaben einordnen und entsprechende Empfehlungen für Ihr Projektmanagement ableiten.

* siehe DIN Deutsches Institut für Normung, e. V.: DIN 69909-1. Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten – Teil 1: Grundlagen, Ausgabe 2013-03

Klassisches Projektmanagement

Beim klassischen Projektmanagement wird davon ausgegangen, dass schon zu Projektbeginn ein definierter Endzustand bzw. ein Projektergebnis beschrieben und weitestgehend vorab geplant wird. Es gibt Vorgaben, wie was erreicht werden soll, Ressourcen werden klar zugeteilt, Kosten schon im Voraus abgeschätzt.

Das klassische Projektmanagement gerät häufig an seine Grenzen. So können sich beispielsweise Zielvorgaben während der Projektlaufzeit durch wechselnde Sponsoren und Sponsorinnen immer wieder ändern. Auftraggebende und Kundenseite müssen oft neue Anforderungen an das Projektteam weitergeben. Solche Anforderungen und plötzlich auftretende Veränderungen sind häufig schwer einplanbar, ohne die Kosten oder die Zeit zu erhöhen. Noch schwieriger wird es für Sie als Projektleitung, wenn Budget und Zeitplan verringert werden.

Die Gefahr hier: Projekte laufen aus dem Ruder, weil sie viel teurer als geplant werden, weil sie viel länger als geplant dauern. Typische Standardmodelle und -methoden beim klassischen Projektmanagement sind z. B. Wasserfall-Modell, V-Modell.

Agiles Projektmanagement

Beim agilen Projektmanagement wird zu Projektstart kein detailliert beschriebenes Projektergebnis erwartet. Es baut auf nur grob definierte Anforderungen auf. Der Projektumfang wird iterativ in kurzen Intervallen immer wieder überprüft und flexibel angepasst. Die Planung erfolgt nicht vorab detailliert zu Projektbeginn, sondern zeitnah während der Arbeitsintervalle durch das Projektteam.

So entstehen früh funktionsfähige Zwischenprodukte/Prototypen oder Dienstleistungen, die frühzeitig Fehlentwicklungen entdecken helfen, die bedarfsgerecht weiterentwickelt werden können, oder die bereits alle Anforderungen in hinreichendem Maße vor dem geplanten Projektende erfüllen und zu einem früheren Projektende führen. Agiles Projektmanagement ermöglicht eine schrittweise und flexible Projektentwicklung, schneller verwendbare Projektergebnisse und eine höhere Kundenzufriedenheit durch passgenaue Lösungen.

Die agile Projektleitung kann auf neue Anforderungen und unvorhersehbare Ereignisse schnell reagieren.

Hybrides Projektmanagement

Insbesondere bei Großprojekten, Programmen oder Portfolios finden sich in der Praxis immer mehr Mischformen der beiden Projektmanagementansätze Klassisch und Agil (oftmals Hybrides Projektmanagement genannt). Die Besonderheiten der beiden Ansätze werden sinnvoll kombiniert, um bestmöglich und angemessen auf die Projektanforderungen hin zu reagieren.

In der Praxis finden sich z. B. Kombinationen, in denen ein Programm oder Portfolio nach klassischem Projektmanagement, komplexe Teilprojekte innerhalb des Programms jedoch agil gesteuert werden. Auch in (Groß-)Projekten lassen sich komplexe Teilprojekte oder Arbeitspakete agil managen, während das Gesamtprojekt klassisch gesteuert wird.

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