Das PMflex-Projektmanagementsystem

Das System

PMflex stellt ein ganzheitliches Projektmanagementsystem dar. Es setzt sich zusammen aus (s. Abbildung):

• vier Leitfäden, die den sogenannten PMflex-Standard bilden
• weiteren ergänzenden Bausteinen zur Verbreitung und Wissensvermittlung (z. B. Netzwerke, PM-Wissenspool und Lehrprogramm)

Quelle: Bundesverwaltungsamt

PMflex-Standard

Der Leitfaden „PMflex-Projektmanagement“ liefert Ihnen grundlegende Projektmanagementkonzepte und -methoden, die Voraussetzung für effektives Projektmanagement sind. Dies umfasst eine Projektgovernance-Struktur, Prozessrichtlinien, Vorlagen, Richtlinien für die Benutzung dieser Vorlagen und eine Reihe von Mindsets. Der Leitfaden ist das Fundament für das gesamte PMflex-Projektmanagementsystem mit seinen einzelnen Elementen.

Der Leitfaden „PMflex-Programmmanagement“ ergänzt PMflex-Projektmanagement um Handlungsempfehlungen und Werkzeuge für das Programmmanagement, um Ihre Programme besser zu steuern und zu überwachen. Zudem enthält der Leitfaden Techniken für eine wirksame Berichterstattung über den Nutzen des Programms und dessen Nachverfolgung sowie für eine angemessene Kommunikation an die oberste Führungsebene und maßgebliche Stakeholderinnen und Stakeholder – beides sind wichtige Aufgabenbereiche besonders im Programmmanagement.

Um den Beitrag von Projekt- und Programmportfolios zur Strategie Ihrer Organisation zu maximieren, finden Sie im Leitfaden „PMflex-Portfoliomanagement“ Methoden und Techniken für eine übergreifende Strukturierung und Steuerung von Projekt- und Programmportfolios. PMflex-Projektmanagement wird somit um eine strategische und übergeordnete Komponente erweitert, um den Herausforderungen bei der Ausrichtung und Abstimmung komplexer Portfolios wirkungsvoll zu begegnen. Im deutschsprachigen Raum ist dafür oft der Begriff Multiprojektmanagement (MPM) verbreitet.

Der Leitfaden „PMflex-Agil“ ergänzt PMflex-Projektmanagement um agile Methoden für die Projektarbeit. Gerade in den heutigen schnelllebigen und komplexen Projekten bedarf es eines zusätzlichen Repertoires an agilen Methoden, um mit deren Komplexität und den sich häufig ändernden oder neuen Projektanforderungen angemessen umzugehen.

Sie finden die Leitfäden des PMflex-Standards sowie die Vorlagen im Downloadbereich auf dieser Seite. Bei den Vorlagen können Sie wählen zwischen Vorlagen für kleine Projekte (S-Projekte), mittelgroße Projekte (M-Projekte) und große Projekte/Programme (L-Projekte).

Ergänzende Bausteine

Innerhalb des PMflex-Systems werden die Leitfäden durch folgende Bausteine ergänzt:

• Netzwerkangebote zum fachlichen Austausch zwischen Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeitern, Projektleitungen (NExT) sowie Führungsebenen (AWV),
• unser PM-Wissenspool, welcher vertiefende Informationen zu verschiedenen Projektmanagementthemen bietet, sowie
• ein Lehrprogramm, welches sich maßgeschneidert an Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter, Projektleitungen sowie die Führungsebene richtet.

Die Grundlage

PMflex basiert zum einen auf der PM²-Projektmanagementmethodik der Europäischen Kommission und zum anderen auf der bewährten S-O-S-Methode des Kompetenzzentrums (Groß-)Projektmanagement. Diese beiden Elemente wurden, wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt mit einander verbunden und bilden das neue ganzheitlichen Projektmanagementsystem PMflex.

Quelle: Bundesverwaltungsamt

Die PM²-Methode der Europäischen Kommission

Bei der Erarbeitung des PMflex-Systems hat sich das Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement (CC GroßPM) aus den nachfolgenden Gründen für PM² entschieden:

• Es handelt sich um eine Methode, in die eine Vielzahl weltweit anerkannter Projektmanagementpraktiken eingeflossen sind. Ihre Entwicklung wurde sowohl von praktischen Erfahrungen in verschiedenen Projekten innerhalb von europäischen Institutionen als auch in externen Einrichtungen beeinflusst.

• PM² bietet ein vollständiges Projektmanagementökosystem an, welches auch Programm- und Portfoliomanagement sowie agile Methoden beinhaltet. Zudem beinhaltet es alle Elemente, die Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung von Projekten sind, wie eine Projektsteuerungsstruktur, Prozessrichtlinien, Vorlagen (Artefakte), Hinweise zu deren Verwendung und einer Reihe effektiver Denkweisen.

• Die Methode ist speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten und hat sich bereits in einer Vielzahl von Projekten der Europäischen Kommission und anderer europäischer Organisationen bewährt. PM² wurde zwar im Hinblick auf die Anforderungen von EU-Institutionen und deren Projekten entwickelt, ist jedoch auf Projekte in jeder Organisation übertragbar.

• Es handelt sich um eine leichte, einfach zu implementierende und vor allem anpassbare Methodik, die durch die Europäische Kommission frei zur Verfügung gestellt wird (Open Access). Das ermöglicht eine uneingeschränkte Anpassung und Anwendung der Methode.

• Die PM²-Methode wird durch das Centre of Excellence in Project Management (CoEPM²) und eine aktive Community-of-Practice kontinuierlich weiterentwickelt und verbreitet. Durch die Übernahme des Standards können in signifikantem Maße Aufwände für die Entwicklung und/oder Anpassung eigener Standards eingespart werden. Es ergeben sich zudem vielfältige Synergien und Austauschmöglichkeiten nicht nur innerhalb der deutschen öffentlichen Verwaltung, sondern auch innerhalb Europas.

Einbindung der S-O-S-Methode

Bei der S-O-S-Methode handelt es sich ebenfalls um eine ganzheitliche Methodik, die nicht nur, aber insbesondere in Großprojekten eingesetzt wird. Sie ergänzt vorhandene Projektmanagementmethoden oder -standards, in dem sie 13 für den Projekterfolg kritische Erfolgsfaktoren überprüft, dabei den jeweils aktuellen Status bei neun wichtigen Projektmanagementhandlungsfeldern dokumentiert und Handlungsempfehlungen zur Verbesserung des Projektmanagements gibt.

Insofern stellt die Methode ein Instrument dar, um anlassbezogen oder begleitend die Projektmanagementqualität zu beurteilen. Die der PMflex zugrunde liegende PM²-Methodik enthält eine Reihe von Checklisten, die ebenfalls darauf ausgerichtet sind, eine hohe Qualität des Projektmanagements sicherzustellen. Da sich die S-O-S-Methode und der zugehörige Projektkompass in einer Vielzahl von Projekten bewährt haben, wurden sie in PMflex übernommen: sie sind in die PMflex-Vorlagenpakete aufgenommen und ersetzen die entsprechenden Vorlagen der PM²-Methode.

Das Lehrprogramm

Willkommen im Lehrprogramm zu PMflex! Das CC GroßPM hat das Programm entwickelt, um Ihnen ein Selbstlernangebot für Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung zu bieten. Unser Ziel dabei: Ihnen die notwendigen Tools und Kenntnisse zu vermitteln, um PMflex effektiv in Ihrer Projektarbeit zu nutzen. 

Sie finden hier kurzweilige Schulungsvideos, die Ihnen die wichtigsten Inhalte und Kernaussagen der Leitfäden zu PMflex Projektmanagement und PMflex Agil darstellen. So erhalten Sie einen ersten fundierten Einblick für erfolgreiches Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung mit PMflex.

Perspektivisch wird das Lehrprogramm um eine eigene E-Learning Umgebung erweitert. Zu den Schulungsvideos gelangen Sie über die folgenden Links:

PMflex Projektmanagement

PMflex Agil

Downloads

Leitfäden

Vorlagenpakete

Um PDF-Dokumente zu öffnen, benötigen Sie einen PDF-Reader oder -Viewer. Zur Verwendung der Vorlagen benötigen Sie eine Software zum Entpacken der Dateien und MS Office. Weitere Projektmanagement-Software ist nicht notwendig.

Feedback

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