Prozessschritte der Umsetzung offener Daten

Die nachfolgenden Prozessdarstellungen, die Verortung der Aufgaben, die Rollen und Verantwortlichkeiten sind als Hilfestellung zu verstehen. Sie können jeweils organisationsbezogen variieren. Dies gilt insbesondere für die zuvor beschriebenen Rollen und Verantwortlichkeiten.

In Abhängigkeit von der Behördengröße kann eine Rolle von einer oder mehreren Personen wahrgenommen werden, gleichzeitig kann auch eine Person mehrere Rollen wahrnehmen.
Das Vorgehen liegt im Ermessen der jeweiligen Behördenverantwortlichen.

Abbildung 3: Open Data Koordination

Da Sie nun ein erstes Verständnis möglicher Verteilungen von Rollen und Zuständigkeiten haben, schlagen wir Ihnen folgenden Standardprozess als Empfehlung für die Veröffentlichung offener Daten vor.

Daten identifizieren

Verantwortliche: AL/RL, DV, VA, ODK

Der erste Schritt besteht darin, die Daten Ihrer Behörde zu identifizieren. Orientieren Sie sich dabei am besten an der Organisationsstruktur Ihrer Behörde: Sprechen Sie die Leitungsebene der jeweiligen Fachbereiche gezielt an. Das Ziel ist, dass sich die Beteiligten darauf einigen, welche Daten § 12a EGovG entsprechen. Hierfür empfehlen wir Ihnen, eine Checkliste zur Bewertung der von Ihnen identifizierten Daten bereitzuhalten. Am Ende dieses Leitfadens finden Sie ein Beispiel einer Checkliste. Denken Sie daran, jeden durchgeführten Schritt sowie die daraus resultierenden Ergebnisse zu dokumentieren. Halbzeitberichte sind ebenfalls empfehlenswert, damit alle Beteiligten Zugang zu den wichtigsten Informationen haben.

Prüfen des § 12a EGovG und von Ausnahmetatbeständen

Verantwortliche DV, VA, ODK, DSB

Nachdem die Daten Ihrer Behörde identifiziert sind, prüfen Sie im vorliegenden Schritt, ob sie den Bedingungen des § 12a EGovG entsprechen und keine Ausnahmetatbestände greifen, die einer Veröffentlichung als Open Data entgegenstehen. Ziel ist es, eine Freigabe zu erhalten, um die Daten für die Veröffentlichung aufzubereiten. Bei Fragen zum Gesetz ist eine Lektüre der Gesetzesbegründung von § 12a EGovG und der dortigen Begriffsbestimmungen oder unseres Leitfadens zu rechtlichen Anforderungen an die Daten von Vorteil. Bei weiteren Unklarheiten wenden sie sich gerne an uns oder ihr Justitiariat. Darüber hinaus gilt es natürlich hausinterne Regelungen zu berücksichtigen.

Datenbestände aufbereiten & veröffentlichen

Verantwortliche: DV, VA, ODK, FG/AL

Nachdem die Auswahl der Daten bestätigt wurde, ist es soweit, sich den technischen Aspekten der Datenaufbereitung zuzuwenden. In diesem Schritt wählen Sie die geeigneten Dateiformate, die passende Nutzungslizenz und die Beschreibung der Daten in Gestalt der Metadaten, damit diese später auf GovData.de, dem nationalen Metadatenportal, aufgenommen werden können. Das Ziel dieses Schrittes ist es, die Freigabe für die Veröffentlichung der Daten zu erreichen.