Digitalisierungsbedarf im Bundesverfassungsgericht
Ermittlung und Beratung zum Digitalisierungsbedarf und den verbundenen Maßnahmen im Bundesverfassungsgericht
Inhaltsverzeichnis
Quelle: Bundesverfassungsgericht, bild_raum Stephan Baumann, Karlsruhe
Beteiligte
Auftraggeber: Bundesverfassungsgericht (BVerfG)
Auftragnehmer: Beratungszentrum des Bundes (BVA)
Laufzeit
März 2016 – Dezember 2017
Auftrag
Entwicklung einer Strategie zur Einführung elektronischer Verwaltungsarbeit und Ableitung von Maßnahmen
Vorgehen
Der Beauftragung durch das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) folgten Zieleworkshops zur Festlegung und Definition der Projektziele, sowie Interviews in den einzelnen Fachbereichen, um konkrete Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter für das zukünftige Arbeiten im BVerfG aufzunehmen.
Das Projekt wurde mit agilen Organisationsmethoden durchgeführt, die es ermöglichen - durch das klassische Organisationsvorgehen unterstützt – nicht nur zukünftigen Handlungsbedarf zu erkennen, sondern zielgerichtet im gesamten Projektverlauf erkannte Maßnahmen unmittelbar zu beginnen und abzuschließen. Dies fördert frühzeitig den Veränderungsprozess und Projektfortschritt der Digitalisierung bereits in dieser eher vorbereitenden Projektphase.
Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern konnte im Rahmen des Projekts durch „Schulterblicke“ ein behördenübergreifender Erfahrungsaustausch ermöglicht werden. Diese hatten die Vernetzung mit unterschiedlichen Behörden und das Kennenlernen alternativer Arbeitsweisen zur Folge. So konnten bereits digitalisierte Umfelder in anderen Behörden betrachtet, von deren Erfahrungen profitiert und Erkenntnisse für das BVerfG abgeleitet werden.
Ergebnis, Dokumente
Um eine Übersicht der Fülle von anstehenden Folgearbeiten zu konkretisieren, wurde eine Projektlandkarte (Digitalisierungslandkarte) entwickelt, die alle Projekte und Einflüsse auf das zukünftige Arbeiten im BVerfG veranschaulichen soll. Die sogenannte Digi-Map dient als Wegweiser für die Digitalisierung des BVerfG, soll eine Hilfe zur Auswahl der Folgeprojekte sein, bietet einen Projektüberblick aufgrund der umfangreichen Thematik und zeigt welche äußerlichen Einflüsse zu beachten sind.
Auf Basis der Digitalisierungslandkarte wurde die agile Methode für das BVerfG entwickelt. Die aus der Digi-Map zu bearbeitenden Projekte wurden exemplarisch in Steckbriefen definiert. Dabei werden die nachfolgenden Aufgaben aus den Projekten immer detaillierter untergliedert und bis auf Arbeitspaketebene heruntergebrochen, die dann mit klaren Verbindlichkeiten hinsichtlich Zeit, Aufwand und Auswirkung/Akzeptanzkriterien beauftragt werden können (Vom Projektsteckbrief über den Teilprojektsteckbrief und den Aufgabensteckbrief hin zum Maßnahmensteckbrief).
Geplante Folgemaßnahmen
Ziel ist es, dass auf der Basis der übergreifenden Digitalisierungslandkarte sowohl die Arbeits- und Projektfelder entwickelt, die Realisierung der Digitalisierung koordiniert und in ihren Abhängigkeiten und Beziehungen dargestellt werden kann.