Planung elektronische Verwaltungsarbeit im Bundesamt für Justiz

Beteiligte

Auftraggeber:  Bundesamt für Justiz (BfJ)

Auftragnehmer: Sopra Steria AG mit INFORA GmbH

Laufzeit

Januar 2017 – Dezember 2017

Ausgangslage

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV). Als zentraler Dienstleister der Bundesjustiz und als Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr, erfüllt das Amt mit seinen mehr als 1.100 Beschäftigten vielfältige Aufgaben.

Das BfJ ist erste Pilotbehörde (sog. Masterpilot) für die E-Akte Bund, die unter Federführung des BMI ausgeschrieben wurde und durch das ITZ-Bund realisiert und betrieben werden soll.

Für die Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit im BfJ wurde eigens eine Projektgruppe im Stab des Präsidenten eingerichtet. Im Rahmen dieser Projektgruppe arbeiten die Bereiche Organisation, IT und Innerer Dienst eng verzahnt zusammen. Sie übernehmen die strategische Planung, Konzeption und übergeordnete Koordination zur Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit im BfJ. Dazu gehört insbesondere die Einführung und Integration der „E-Akte“ in die unterschiedlichen Prozesse und IT-Verfahren des BfJ.

Zielsetzung

Das BfJ beabsichtigt, in der laufenden Projektplanungsphase seinen Gesamtbedarf in Bezug auf die elektronische Verwaltungsarbeit in einer Übersicht („Bebauungsplan“) festzuhalten. Hierzu sollen die bereits gestarteten Voruntersuchungen im BfJ fortgeführt und abgeschlossen werden. Die Ergebnisse dieser Untersuchungen sollen in geeigneter Weise aufbereitet werden. Für die elektronische Verwaltungsarbeit sind nun neben dem erstellen E-Akte-Konzept der Posteingang, die Schriftgutverwaltung sowie die elektronische Vorgangsbearbeitung in separaten Konzepten auszuarbeiten.

Begleitend werden im Rahmen des Coachings der Projektleitung Änderungsbedarfe an Projekthandbuch, Projektgruppenauftrag oder QS-Handbuch aufgezeigt und die Projektplanung aktualisiert.

Verbindung zu anderen Projekten

Das Projekt ist die Fortsetzung von EA 2683: „Vorbereitung der Elektronischen Verwaltungsarbeit im BfJ“ sowie von EA 2791: „Konzeption der elektronischen Verwaltungsarbeit im BfJ“. Das Projekt ist Vorläufer von EA 3389: „Pilotierung der elektronischen Verwaltungsarbeit im BfJ“

Vorgehen / Standards

• V-Modell-XT-Bund,
• Praxisleitfaden Projektmanagement,
• Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
• Vorgehensmodell BVA

Besonderheiten

Das Projekt umfasst die organisationsweite Einführung der Elektronischen Verwaltungsarbeit mit mehreren Modulen im BfJ sowie die enge Verzahnung zur E-Akte Bund aufgrund des Masterpilotstatus des

Ergebnis

• Erweiterung der „Vorgaben zur Schriftgutverwaltung“ um Aspekte der elektronischen Aktenführung
• Abschluss der Voruntersuchungen
• Weiterentwicklung des „Bebauungsplans“ elektronische Verwaltungsarbeit im BfJ
• Konzeption des Posteingangs im Kontext der elektronischen Aktenführung
• Konzeption der elektronischen Vorgangsbearbeitung und des dokumentenbasierten Workflows

Dokumente

• Konzept zur einheitlichen Schriftgutverwaltung im BfJ
• Grundlagendatentabelle zur Voruntersuchung
• Bebauungsplan als grafische Aufbereitung
• Grobkonzept Posteingang (Entwurf)
• Grundsätze zur formellen Beteiligung im BfJ
• E-VBS-Konzept des BfJ

Geplante Folgemaßnahmen

Pilotierung der elektronischen Verwaltungsarbeit im BfJ