Organisations- und Prozessberatung bei der Bundesagentur für Arbeit

Quelle: Bundesagentur für Arbeit

Beteiligte

Auftraggeber: Bundesministerium für Arbeit und Soziales (Berlin) - Unterabteilung II a i.V.m. der Bundesagentur für Arbeit (Nürnberg)

Auftragnehmer: Beratungszentrum des Bundes (BZB)

Weitere Projektbeteiligte: Bundesagentur für Arbeit (Nürnberg), Fachbereich POE 3

Laufzeit

Januar 2018 – Juli 2019

Ausgangssituation

Die BA verfügt über ca. 100.000 Beschäftigte in den Rechtskreisen SGB II, SGB III und Familienkasse (Stand 2018). Insgesamt steht die BA im Blickpunkt der Öffentlichkeit und der Politik. Die vorangegangenen Statistiken der Arbeitslosenzahlen weisen den niedrigsten Stand seit der deutschen Wiedervereinigung aus. Gleichzeitig ändern sich die Anforderungen und Aufgaben der BA im Zuge des gesellschaftlichen Wandels im Hinblick auf die demografische Entwicklung, Fachkräftesicherung, Digitalisierung und asylsuchende Menschen und Migranten in Deutschland. Die regionalen Herausforderungen der einzelnen Standorte der BA fallen je nach Zusammensetzung der Kundengruppen der BA sehr heterogen aus, was eine Vergleichbarkeit bzw. Bestimmung eines sachgerechten Personalbedarfs in der Fläche erschwert - hohe Komplexität in der Bestimmung und Festlegung von Einflussfaktoren.

Zielsetzung

Das BMAS  und die BA wollen die bisher unterschiedlichen Positionen von BA und BRH zur Ermittlung des Personalbedarfs in der BA in Einklang bringen. Um dieses Ziel zu erreichen, arbeitet die BA bei der Konzeptionierung und Durchführung einer neuen PBE mit dem BMAS und dem BZB zusammen. Mit dem BRH erfolgt aufgrund der Besonderheiten in der BA eine informelle Abstimmung der Vorgehensweise. Das Beratungszentrum des Bundes (BZB) begleitet das Projekt mit einer Methodenberatung zur PBE.

Verbindungen zu anderen Projekten

Gewonnene Erkenntnisse sind u.a. auch relevant für die Neuauflage des Handbuchs für Organisationsuntersuchungen im Kapitel „Personalbedarfsermittlung“.

Vorgehen

Die Leistungen des BZB umfassten zunächst die beratende Begleitung des BMAS und der BA zur Vorbereitung und Planung der PBE (Hauptuntersuchung) in der BA im Rahmen der Voruntersuchung.

Die Beratung durch das BZB diente der Absicherung des Vorgehens und der Methodik zur Ermittlung des Personalbedarfs im Hinblick auf seine Konformität zum Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung (Stand 2018). Das BZB hat im Rahmen der Workshops seine Expertise eingebracht und Empfehlungen zum Vorgehen und zur Methodik abgegeben.

Besonderheiten

Für die operative Umsetzung der Vor- und der Hauptuntersuchung - war das Personal der BA zuständig und verantwortlich.

Die BA hatte im Vorfeld bereits Personalbedarfsermittlungen in den Rechtskreisen SGB II und III durchgeführt, die der BRH jedoch hinsichtlich der angewandten Methode kritisierte. Eine wesentliche Herausforderung im Projekt war es, den BRH und das BMAS sowie die Länder (vertreten durch den Bund-Länder-Ausschuss (BLA)) von dem künftigen Vorgehen der BA im Rechtskreis SGB II zu überzeugen. Aufgrund der Komplexität der BA und zahlreichen Aufgaben, deren Größe stark von externer Entwicklung (Politik, Arbeitsmarkt, Konjunktur etc.) abhängen, ist die Durchführung einer belastbaren PBE eine große Herausforderung.

Zu den Herausforderungen der BA zählen insbesondere:

• Die Weiterentwicklung, Etablierung und Durchführung einer dem Organisationshandbuch des BMI konformen PBE in der Zentrale der BA, den Regionaldirektionen und den Agenturen für Arbeit.
• Der Aufbau einer flächendeckenden Expertise zur Durchführung einheitlicher Personalbedarfsermittlungen in der BA (Fortschreibung).
• Die unterschiedlichen Governance-Strukturen in den Rechtskreisen SGB II und SGB III.
• Die Akzeptanz mit dem Ziel eines gemeinsamen Verständnisses der verschiedenen Akteure im Rechtskreis SGB II (Bund, Länder, kommunale Spitzenverbände) zur PBE.

Ergebnis, Dokumente

Alle Stakeholder des Projekts wurden bei der Konzeption der PBE einbezogen. Somit konnte eine Akzeptanz der PBE im Hinblick auf das Vorgehen im Vorfeld der PBE Durchführung erreicht werden. Die Fortsetzung und Fortschreibung der PBE kann nun selbständig durch die Experten in der BA erfolgen.

Lessons Learned / Übertragbarkeit der Ergebnisse

Das Berater-Team des BZB konnte sich durch die gewählte Vorgehensweise sehr gut mit dem strategischen Projektteam der BA verzahnen. Die Methodenberatung ist ein effizientes Vorgehen, um Kundenbehörden bei ihren eigenen Projektvorhaben zielgerichtet zu unterstützen. Dadurch, dass der Kunde selbst die Realisierungsverantwortung für das Projekt, die Vorgehensweise sowie die Maßnahmen hat, ist die Identifikation mit den selbst erarbeiteten Inhalten regelmäßig höher als bei Vorschlägen, die „nur“ durch ein externes Team zur Verfügung gestellt werden. Dies ist besonders relevant für die (laufende) Umsetzung von Maßnahmen und deren Ergebnis-Akzeptanz.

Geplante Folgemaßnahmen

• Weiterer Austausch mit der BA zu den Erfahrungen und dem Vorgehen in der weiterführenden Hauptuntersuchung sowie zur Ergebnis-Akzeptanz seitens der Stakeholder, insbesondere dem BRH.
• Zusammenarbeit zwischen BA, BMAS und BZB zur Weiterentwicklung der PBE mit Blick auf das Kapitel im Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung.