Arbeiten 4.0 wird Realität: Social Intranet des Bundes
Informationen zum Projekt
Das Projekt „Social Intranet des Bundes“ (SIB) wurde durch den IT-Rat initiiert und unter der Federführung des Bundeskanzleramtes gestartet. Es ist Bestandteil der gemeinsamen IT-Strategie des Bundes und wird im Rahmen der Domäne E-Verwaltung durch das Bundesministerium des Innern, Bauen und Heimat realisiert. Die Maßnahmenverantwortung wurde durch das Bundeskanzleramt übernommen, dass das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) für den Betrieb und das Bundesverwaltungsamt mit der Konzeptinstanz und der Funktion Product Owner beauftragt hat.
Projektbeteiligte:
- Dr. Gregor Drenkelfort: Domänenarchitekt Elektronische Verwaltungsarbeit, Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat
- Dr. Till Nierhoff: Maßnahmenverantwortlicher, Bundeskanzleramt
- Uwe Helm: Projektleiter Social Intranet des Bundes | Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)
- Ulrich Zuber: Leiter der Konzeptinstanz und Product Owner SIB | Beratungszentrum des Bundes, Bundesverwaltungsamt
„Arbeiten 4.0 wird Realität – Das Social Intranet des Bundes“
Eine enge, möglichst einfache, übergreifende und sichere Zusammenarbeit innerhalb einer verteilten Bundesverwaltung ist von zentraler Bedeutung für den Arbeitserfolg.
Um den Austausch von Wissen und Ideen künftig effizienter und effektiver zu gestalten, überwindet das Social Intranet des Bundes (SIB) Behörden- und Ressortgrenzen sowie System- und Medienbrüche, die bei konventioneller Kooperation per E-Mail, Dokumentenaustausch oder Telefon bislang unvermeidlich und zudem arbeitsreich waren. Dazu bietet das SIB auch Austausch- und Bearbeitungsmöglichkeiten für Dokumente in verschiedenen Formaten und ermöglicht somit eine unmittelbare Verteilung und einen verbesserten Transfer von Informationen. Und anders als bisher, lassen sich Wissensträger innerhalb der gesamten Bundesverwaltung schneller und besser auffinden und über die Kollaborationsfunktionen auch im persönlichen Dialog erreichen. Als soziales Netzwerk fördert das SIB zudem flexible team- und gruppenorientierte Arbeitsweisen.
Gute Gründe also für den zügigen Aufbau des SIB als Projekt der IT-Konsolidierung, das vom Bundeskanzleramt gemeinsam mit dem Ministerium des Innern, für Bau und Heimat und in enger Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorangetrieben wird.
Wie ist der Stand der Entwicklung und wie geht es weiter? Was werden die nächsten Schritte bringen?
Auf dem Dialogforum Innovation und Organisation des Bundesverwaltungsamtes in 2016 wurde ein erster Stand des Social Intranet des Bundes präsentiert und ist auf ein großes Interesse getroffen. Im Herbst 2019 löst das neue SIB den bisherigen Piloten SIB ab. Darüber informierte die Konzeptinstanz und Product Owner des Social Intranet des Bundes im Bundesverwaltungsamt (BVA) am 31. Januar 2019.
Die Veranstaltung richtete sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Einrichtungen des Bundes, die mit den Themenbereichen behördeninterne und behördenübergreifende Kommunikation, Mitarbeiterportale, Organisation, Wissens- und Communitymanagement und IT betraut sind und an Behörden, die dieses Potential für sich nutzen möchten. Hier wurde die Möglichkeit zu Fachgesprächen und einen persönlichen Erfahrungsaustausch mit den Projektverantwortlichen, Referenten und anwesenden Teilnehmerinnen und Teilnehmern geboten.
Nach einer Begrüßung durch Herrn Christian Schulz erfolgten eine kurze Vorstellung der Projektbeteiligten und –partner sowie eine Einordnung des Projekts in die IT-Konsolidierung des Bundes. Auf der Basis einer Präsentation von Herrn Dr. Gregor Drenkelfort, der Domänenarchitekt für die Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit im Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat, wurde der Aufbau der Dienstekonsolidierung mit den vier Domänen sowie der betreffenden Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit des Projekts Social Internet des Bundes vorgestellt. Der Foliensatz ist dieser Information beigefügt.
Anschließend wurde das Fachkonzept und der Funktionsraum des Social Intranet des Bundes durch den Product Owner und Leiter der Konzeptinstanz SIB Ulrich Zuber kurz erläutert und der Entwicklungsstand der Software in einer Livepräsentation durch die Firma Seitenbau vorgestellt.
Anhand des Entwicklungsstandes konnte auch das agile Modell für die Softwareentwicklung vermittelt wer-den: Es ist ein Ziel, dass sich das SIB nach der initialen Bereitstellung der ersten Version (MVP – Minimal Viable Product) auf Basis der funktionalen Anforderungen der Beschäftigten und den Anforderungen der verschiedenen Interessevertretungen und Beauftragten wie den behördlichen Datenschützern sowie Datenschutzbeauftragten, der IT-Sicherung, Gleichstellungsbeauftragten oder Schwerbehindertenvertretungen / -beauftragten sowie Personalvertretungen fortlaufend bedarfs- und nutzergetrieben weiterentwickelt. Das Entwicklungsmodell lässt also einen höheren Grad der Berücksichtigung dieser Anforderungen bereits während der Softwareentwicklung und nicht nur in Anpassungsphasen zu. Dies ermöglicht auch eine wesentlich höhere und zielgenauere Berücksichtigung dieser Anforderungen bei der Gestaltung der Software SIB.
Am Nachmittag wurde dieser Ansatz an den Themen Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit sowie Mobilität erläutert und vertieft.
Eine interaktive Abfrage der Teilnehmerinnen und Teilnehmern zur Funktionalitäten und Prioritäten rundeten den ersten Informationstag zum SIB ab.
Das Projekt SIB hat sich über die rege und interessierte Beteiligung der Vertreterinnen und Vertreter der Behörden, über den Austausch und die Diskussionen gefreut. Insgesamt konnte auch durch diesen Tag der Bedarf der Beschäftigten an einer solchen Plattform und die Entwicklungsrichtung für das SIB bestätigt werden.
Herr Christian Schulz rief dazu auf, die Möglichkeiten des Entwicklungsmodells und der Software zu nutzen und auch auszuschöpfen, um einerseits eine schnelle Entlastung und Unterstützungsmöglichkeiten den Beschäftigten anzubieten, anders aber auch die vielfältigen rechtlichen, organisatorischen und technologischen Anforderungen zielgenau im agilen Verfahren sukzessive zu berücksichtigen.
Abschließend dankte Ulrich Zuber den vielen Köpfen und Händen des SIB-Teams auf der Bühne und „Backstage“ für die Vorbereitung und Durchführung des ersten Informationstages.
Die Agenda, die verfügbaren Informationsschriften sowie die unterstützenden Foliensätze der Vorträge sind beigefügt.
Weitere Informationen zum SIB werden folgen.
Die Konzeptinstanz SIB steht den Einrichtungen des Bundes für weitere Fragen zum SIB gern zur Verfügung (KI-SIB@bva.bund.de).