Zentraler Reisemitteleinkauf

Im Auftrag der Geschäftsstelle Travel Management des Bundes koordiniert das Bundesverwaltungsamt die Verhandlungen und führt diese zum Teil mit Unterstützung von Verhandlungsgruppen eines Ressortarbeitskreises durch.

Die Einhaltung der zugesagten Leistungen wird vom BVA überwacht; die Entwicklung der Vereinbarungen, Qualitätsmängel oder sich ändernder Bedarf werden in regelmäßigen Monitoringgesprächen thematisiert.

Die Ergebnisse der Verhandlungen werden an die Reisestellen des Bundes kommuniziert und in einem geschützten Bereich des TMS-Portals zur Verfügung gestellt. Die verhandelten Sonderkonditionen werden zudem - gesondert gekennzeichnet - in die Online-Buchungssysteme des TMS eingepflegt.

Flugeinkauf

Über einen zentralen Flugeinkauf wird die Nachfrage der Ressorts des Bundes zusammengeführt. Dadurch kann gegenüber den Fluggesellschaften der Gesamtbedarf des Bundes – als wesentliches Element erfolgreicher Preisverhandlungen – wirkungsvoll positioniert werden. Im Auftrag der Geschäftsstelle Travel Management des Bundes koordiniert das Bundesverwaltungsamt die Verhandlungen mit den Fluggesellschaften und führt diese, zum Teil mit Unterstützung der Verhandlungsgruppe Flug des Ressortarbeitskreises, in vielen Fällen aber auch eigenständig durch.

Die Entwicklung der Vereinbarungen, Unzulänglichkeiten oder auch sich kurzfristig ändernder Bedarf werden in regelmäßigen Monitoringgesprächen thematisiert.

Hoteleinkauf

Das Bundesverwaltungsamt führt im Auftrag des Ressortarbeitskreises Travel Management des Bundes den globalen Hoteleinkauf für die Bundesverwaltung durch. Die Verhandlungsergebnisse werden in der TMS-Hotelliste Inland/Ausland zusammengefasst und den nutzungsberechtigten Bundesinstitutionen bekannt gegeben. Die Einhaltung der von der Hotellerie zugesagten Leistungen wird vom Bundesverwaltungsamt regelmäßig überwacht. Diese Qualitätssicherung garantiert bedarfsgerechte und kostengünstige Übernachtungsmöglichkeiten für Bundesbedienstete.

Mietwageneinkauf

In seinen Verhandlungen mit Mietwagenanbietern setzt das Bundesverwaltungsamt im Auftrag des Ressortarbeitskreises Travel Management des Bundes die besonderen Anforderungen von Reisestellen und Dienstreisenden des Bundes hinsichtlich der kostengünstigen und einfachen Anmietung von Fahrzeugen um. Die Einhaltung der von den Mietwagenanbietern zugesagten Leistungen wird vom Bundesverwaltungsamt überwacht und in regelmäßigen Monitoringgesprächen thematisiert. Reisende können die Fahrzeuge selbst reservieren und bezahlen oder ihre jeweilige Reisestelle für die Reservierung und/oder Bezahlung in Anspruch nehmen.