Buchung von Reisemitteln

Allgemeines zur Buchung

Die Reisestelle des Bundesverwaltungsamtes bucht für Ih­re Dienst­rei­sen zeit­ge­recht ge­eig­ne­te Flü­ge und Bahn­ti­ckets, stel­lt Ih­nen Miet­wa­gen zur Ver­fü­gung und re­ser­vie­rt bei Be­darf ei­ne ge­eig­ne­te Un­ter­kunft. Ne­ben As­pek­ten der Wirt­schaft­lich­keit steht für uns da­bei ein an­ge­mes­se­ner Rei­se­ser­vice im Vor­der­grund. Unsere Kunden pro­fi­tie­ren dabei von un­se­rer lang­jäh­ri­gen und breit ge­fä­cher­ten Pra­xi­ser­fah­rung.

Sofern Sie sich selbst um die Buchung von Reisemitteln kümmern möchten, beachten Sie bitte die reisekostenrechtlichen Vorschriften und die Hinweise auf folgender Seite: Kann ich meine Reisemittel selber buchen?

Die von Ihnen beantragten und von uns gebuchten Reisemittel werden Ihnen in der Regel auf elektronischem Weg übersandt. Nachdem Sie Ihre Reisedokumente erhalten haben, überprüfen Sie bitte sofort die Fahrscheine, Flugtickets und sonstigen Reservierungsbestätigungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Flugtickets

Buchungsbestätigungen werden von der Reisestelle grundsätzlich per E-Mail versandt. Mit der Buchungsbestätigung erhalten Sie am Check-In der jeweiligen Fluggesellschaft gegen Vorlage eines Lichtbildausweises Ihre Boarding-Card.

Wir bitten darum, die Ihnen übersendeten Reiseunterlagen rechtzeitig auf ihre Richtigkeit zu prüfen und eventuelle Unstimmigkeiten bitte umgehend an die Reisestelle zu übermitteln. Sofern Umbuchungen oder Stornierungen durchzuführen sind, informieren Sie bitte immer die Reisestelle (siehe auch Änderung der Reiseplanung)

Es wird empfohlen, 90 Minuten vor Abflug am Flughafenschalter einzuchecken. Ein durch den Ferientourismus bedingt erhöhtes Aufkommen von Reisenden oder Einschränkungen bei der Abfertigung (z.B. Umbaumaßnahmen) können zu einer Verlängerung der empfohlenen Check-In-Vorlauffrist führen. Hinweise hierzu finden Sie ebenso wie weitere Informationen zu den Möglichkeiten eines Online-Check-In oder Mobilen Check-In auf der Internetseite der betreffenden Fluggesellschaft sowie des jeweiligen Flughafens.      

Bei einzelnen Fluggesellschaften ist ein vorheriger Online-Check-In erforderlich; ein Einchecken vor Ort am Flughafenschalter ist bei diesen Airlines zwar möglich, aber mit zusätzlichen Gebühren verbunden, welche nur in begründeten Ausnahmefällen erstattungsfähig sind. Bitte achten Sie auf die diesbezüglichen Hinweise der Reisestelle bei Übermittlung Ihrer Reiseunterlagen.

Bahntickets

Die Reisestelle stellt für Sie ein Online-Ticket (DIN A 4) aus und versendet dies per E-Mail. Sie können sich entweder das Ticket ausdrucken, in den DB-Navigator laden oder als pdf am Laptop oder Tablet im Zug vorzeigen. Bei einer Fahrkarten-Kontrolle identifizieren Sie sich gegenüber dem Zugpersonal mit einem gültigen Ausweis.

In Ausnahmefällen kann Ihr Ticket als so genanntes BahnTix an einem Ticketautomaten hinterlegt und an jedem Automaten der DB mittels Auftragsnummer abgerufen werden, welche Ihnen zuvor durch Ihre Reisestelle mitgeteilt worden ist.

Weitere Informationen für Bahnreisende finden Sie auf den Seiten des TMS-Portals:

BahnCards

Wenn Sie zum Kreis der Beschäftigten gehören, die im Jahr mehrere Reisen durchführen, könnte sich die Beschaffung einer BahnCard lohnen. Den entsprechenden Vordruck finden Sie hier:

Mit diesem Formular übersenden Sie der Reisestelle auf dem Dienstweg eine Aufstellung Ihrer Reisen (Zeitraum und Ort), die Sie voraussichtlich im Geltungszeitraum von einem Kalenderjahr durchführen werden. Anhand dieser Aufstellung wird geprüft, ob die Ausstellung einer BahnCard zu Kostenersparnissen führt.

Mietwagen

Die Reservierung eines Mietwagens für Sie ist nur möglich, wenn Sie zum Zeitpunkt der beabsichtigten Nutzung im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind.

Bei der Buchung eines Mietwagens erfolgt die Abholung sowie die Rückgabe in aller Regel in einer Filiale des Mietwagenunternehmens. Der Bring- und Holservice ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, welche nur in begründeten Ausnahmefällen erstattungsfähig sind.

Es ist unbedingt darauf zu achten, dass der Mietwagen mit vollem Tank wieder abgegeben werden muss. Weiterhin empfehlen wir, in jedem Fall ausreichend Zeit für eine ordnungsgemäße Übergabe des Fahrzeugs im Zuge der Übernahme und der Rückgabe einzuplanen. Dies beinhaltet eine Begutachtung des Fahrzeugs im Hinblick auf vorhandenen sowie die bereits dokumentierten Schäden.

Die Reservierungsbestätigung wird ihnen ebenfalls per E-Mail zugesandt.

Beachten Sie zum Thema Mietwagen bitte auch folgende Hinweise:

Hotels

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) sieht für jede notwendige Übernachtung eine pauschale Erstattung in Höhe von 20,00 Euro ohne Einzelnachweis vor.

Darüber hinausgehende Kosten können erstattet werden, sofern sie notwendig waren. Die Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum BRKG erkennen Kosten grundsätzlich als notwendig an, wenn diese einen Betrag von von 70,00 Euro (Übernachtung exklusive Frühstück) bzw. 75,60 Euro (Übernachtung inklusive Frühstück) nicht übersteigen. Höhere Übernachtungskosten sind in ihrer Notwendigkeit im Einzelfall zu begründen.

In ausgewählten Städten im In- und Ausland kann aufgrund der ortsgegebenen Besonderheiten die als notwendig anerkannte Preisobergrenze über dem genannten Betrag von 70,00 Euro liegen. Sofern die Übernachtungskosten diese so genannte ortsbezogenen Preisobergrenze nicht überschreiten, ist eine gesonderte Begründung nicht erforderlich. Selbiges gilt, wenn die Übernachtung zu speziell mit dem Bund vereinbarten Sonderkonditionen erfolgt.

Weitere Informationen zu Hotelübernachtungen finden Sie auf den Seiten des TMS-Portals.

Sofern das Hotel durch die Reisevorbereitung gebucht wird, versendet die Reisestelle die Reservierungsbestätigung auch per E-Mail. Bitte beachten Sie unbedingt die seitens der Reisestelle mitübersandten Zusatzinformationen (u.a. Selbstzahler, Stornierungsfristen etc.).

Beherbergungssteuer / City-Tax /„Bettensteuer“

Seit einigen Jahren wird in einigen deutschen Städten eine so genannte Beherbergungssteuer  (auch Bettensteuer oder City-Tax genannt) auf privat veranlasste Hotelübernachtungen erhoben. Übernachtungen, die Sie im Zuge Ihrer Dienstreise wahrnehmen und die für die Durchführung des Dienstgeschäftes notwendig sind, gelten als dienstlich veranlasst. Diese Kosten können daher im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden.

Weitere Informationen zur Beherbergungssteuer finden Sie auf der entsprechenden Seite des TMS-Portals: Beherbergungssteuer