Verbindung von Dienstreise und privatem Aufenthalt

Allgemeines

Wird eine Dienstreise mit einer privaten Reise zeitlich verbunden, so können nur die Kosten erstattet werden, die dienstlich veranlasst und zur Durchführung des Dienstgeschäftes notwendig waren (§ 13 BRKG). Kosten, die nicht dem Dienstgeschäft, sondern der privaten Reise zuzuordnen sind, sind nicht erstattungsfähig.

Dabei kommt es auf die Lage der privaten Reise nicht an: Diese kann vor Beginn des Dienstgeschäftes, während einer Unterbrechung oder im Anschluss eines Dienstgeschäftes durchgeführt werden.

Allerdings ist die Dauer des privaten Aufenthaltes ebenso von entscheidender Bedeutung wie die Frage, ob es sich hierbei um einen Urlaub oder um allgemein arbeitsfreie Tage (z.B. Wochenenden, Feiertage, Freiphasen des jeweiligen Arbeitszeitmodells) handelt.

Urlaub im Sinne von § 13 BRKG ist jede individuelle Befreiung von der Arbeitspflicht, zum Beispiel Erholungsurlaub, Ausgleich von Mehrarbeitszeit, Gleittag, Sonderurlaub, Bildungsurlaub, Dienstbefreiung oder Freizeitausgleich bzw. eine Kombination aus diesen.

Dienstreisen in Verbindung mit Urlaub bis zu fünf Arbeitstagen

Wird eine Dienstreise um eine private Reise, die bis zu fünf Arbeitstage Urlaub beinhaltet, verlängert, so bemisst sich die Reisekostenvergütung so, als hätte nur die Dienstreise stattgefunden.

Die berücksichtigungsfähige Dauer der Dienstreise, Beginn und Ende der Reise, sowie die Höhe der erstattungsfähigen Fahrtkosten bestimmen sich danach, wie die Dienstreise ohne die private Verlängerung durchgeführt werden könnte. Die hieraus resultierenden - theoretisch anfallenden - Kosten bilden die erstattungsfähige Höchstgrenze. Etwaige Kosten, die zusätzlich dadurch entstehen, dass die Dienstreise um einen privaten Aufenthalt verlängert wurde, sind als Eigenanteil von Ihnen selbst zu tragen.

Die Reisekostenvergütung darf die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebende nicht übersteigen, d.h. es werden nicht mehr Auslagen erstattet, als Ihnen tatsächlich entstanden sind.

Dienstreisen in Verbindung mit Urlaub, der länger als fünf Arbeitstage dauert

Wird die Dienstreise mit einem Urlaub verbunden, der länger als fünf Arbeitstage dauert, so wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund unterstellt. In diesem Fall werden nur die zusätzlichen Fahrtauslagen erstattet, die durch das Dienstgeschäft verursacht worden sind. Die Dauer des Dienstgeschäftes ist hierbei unerheblich. Im Vordergrund steht das anzunehmende erhebliche private Interesse.

Verlängerung des Urlaubs infolge eines unvorhersehbaren Ereignisses

Haben Sie eine Dienstreise mit einem Urlaub von bis zu fünf Tagen verbunden und geschieht in dieser Zeit ein unvorhergesehenes Ereignis, das zu einer Verlängerung des Urlaubs führt, werden Sie weiterhin so gestellt, als ob Sie die Dienstreise mit einem Urlaub bis zu 5 Arbeitstagen verbunden hätten. Ein solches unvorhersehbares Ereignis kann zum Beispiel eine Erkrankung sein oder eine Flugstreichung aufgrund von Streikmaßnahmen oder Unwetter. Die Erstattung der Reisekosten richtet sich in diesem Fall weiterhin nach § 13 Abs. 1 Satz 1 BRKG, wonach  die Reisekosten in der Höhe erstattet werden, die entstanden wären, wenn Sie nur die Dienstreise durchgeführt hätten.

Entstehende Mehrkosten (zum Beispiel Umbuchungsgebühren) sind jedoch von Ihnen selbst zu tragen.

Dienstreise beginnt oder endet am Urlaubsort

Die Genehmigung einer Dienstreise, die am Urlaubsort beginnt und/oder endet, ist nur in Verbindung mit Urlaubsreisen möglich, für die zum Zeitpunkt der Genehmigung oder Anordnung einer Dienstreise bereits Dienstbefreiung erteilt wurde. Wird die Dienstreise am Urlaubsort begonnen und an der Wohnung oder Dienststätte beendet, werden nur die zusätzlichen Fahrtauslagen erstattet, die durch das Dienstgeschäft verursacht worden sind. Das gleiche gilt für Reisen, die an der Wohnung oder Dienststätte beginnen und am Urlaubsort enden.

Klären Sie Ihre Pläne am besten mit der Reisestelle ab

Da durch die Verbindung von Dienstreisen mit Urlaub mitunter erhebliche Eigenanteile durch den Reisenden zu tragen sein können, steht Ihnen die Reisestelle im Vorfeld gerne beratend zur Seite.

Kontakt Reisestelle