Planung einer Dienstreise

Bei der Planung einer Dienstreise sind zwei Elemente von wesentlicher Bedeutung:

• der zeitliche Rahmen und
• die Wahl der Reisemittel (Bahn, Flug, Hotel, Mietwagen etc.)

Zeitlicher Rahmen der Dienstreise

Der zeitliche Rahmen der Dienstreise wird im Wesentlichen durch die zeitliche Lage sowie die Dauer des Dienstgeschäftes bestimmt. Der Beginn der Dienstreise wird hierbei durch die Abfahrt vom Dienst- bzw. Wohnort markiert. Die am Schluss der Reise stehende Rückkehr an den Dienst- bzw. Wohnort bildet dessen Ende.

Es ist grundsätzlich zumutbar, eine Dienstreise ab 06:00 Uhr anzutreten und bis 24:00 Uhr zu beenden.

Das Erreichen der Unterkunft am Geschäftsort bzw. der Wohnung ist ebenfalls bis 24:00 Uhr zumutbar. Allgemein arbeitsfreie Tage sollen als Reisetage vermieden werden.

Innerhalb dieses Rahmens sind An- und Abreise so zu planen, dass das Erreichen des Dienstgeschäftes unter regulären Umständen problemlos möglich ist.  Diese zeitgerechte An- und Abreise ist maßgeblich für die Bemessung der Reisekostenvergütung. Eine hiervon abweichende, vom Reisenden selbst gewählte Reiseplanung (Reisemittel, Lage und Dauer der Reisezeiten), kann im Falle von Mehrkosten zu einem Eigenanteil des Reisenden an den Reisekosten führen.

Reisemittel

Grundsätzlich können Dienstreisende Ihre Verkehrsmittel frei wählen. Dies darf jedoch nicht zu wirtschaftlich unvertretbaren Ergebnissen führen. Daher begrenzt das Bundesreisekostengesetz die Erstattung der Reisekostenvergütung auf den Zeitraum der Dienstreise bei Nutzung des wirtschaftlichsten Verkehrsmittels.

Erstattungsfähig sind:

• Fahrt- und Flugkosten (§ 4 BRKG)
• Wegstreckenentschädigung bei Benutzung eines privaten Fahrzeuges (§ 5 BRKG)
• Mehraufwendungen für Verpflegung (§§ 6,8,11 BRKG)
• Übernachtungskosten (§ 8 BRKG)
• Sonstige Kosten (§ 10 BRKG)

Eine Erstattung kommt dabei nur in Betracht, wenn die Kosten dienstlich veranlasst und zur Durchführung des Dienstgeschäftes notwendig waren.

Kommen mehrere vergleichbare Optionen für die Durchführung der Dienstreise in Betracht, so ist in der Regel die kostengünstigeren Variante wählen. Aber auch andere Aspekte wie Dauer der Reisezeit, gesundheitliche Beeinträchtigungen, familiäre Betreuungspflichten oder sonstige Aspekte der Fürsorgepflicht können bei der Planung von Dienstreisen eine Rolle spielen.

Ihre Reisestelle berät Sie hierzu gern.

Gemeinsames Reisen

Nicht selten werden Dienstgeschäfte von mehr als einer Person wahrgenommen. In diesen Fällen besteht häufig der Wunsch nach einer gemeinsamen An- und Abreise sowie ggf. einer Unterbringung in derselben Unterkunft.

Im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten und nach Maßgabe reisekostenrechtlicher Bestimmungen ist die Reisevorbereitung bemüht, Ihren Wünschen nach einer gemeinsamen An- bzw. Abreise sowie ggf. einer Unterbringung in derselben Unterkunft Rechnung zu tragen. Ein Anspruch hierauf besteht jedoch nicht.

Wir empfehlen Ihnen in jedem Fall eine frühzeitige und möglichst zeitgleiche Antragstellung durch alle Beteiligten. Weisen Sie in Ihrem Dienstreiseantrag bzw. bei der Reisemittelbestellung auf die weiteren Reisenden hin.