Änderung der Reiseplanung während der Dienstreise

Nicht selten endet das Dienstgeschäft wider Erwarten früher oder später, als die ursprüngliche Planung vorgesehen hat.

Vorzeitiges Ende

Wird das Dienstgeschäft früher beendet als erwartet, so besteht oftmals der nachvollziehbare Wunsch auf Seiten des Reisenden, auch die Rückreise früher anzutreten. Ist dies ohne Mehrkosten und weiteren Verwaltungsaufwand möglich, weil beispielsweise der Besitz eines Flextickets die Nutzung eines früheren Zuges gestattet, kann entsprechend flexibel reagiert werden.

Entstehen durch eine frühere Rückreise jedoch Mehrkosten, zum Beispiel weil eine kostenfreie Umbuchung nicht möglich ist oder ein Aufpreis für eine höhere Beförderungsklasse gezahlt werden müsste, so empfehlen wir in jedem Fall eine vorherige Rücksprache mit der Reisestelle. Denn: die Beantwortung der Frage, ob die durch eine Umbuchung verursachten Mehrkosten notwendig und damit erstattungsfähig sind, muss sich neben Erwägungen der Zumutbarkeit auch am haushaltsrechtlichen Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit messen lassen.

Verspätetes Ende

Treten Verzögerungen im Verlauf der Dienstreise auf, die dazu führen, dass die gebuchten Reisemittel nicht genutzt werden können, so sind umgehend die Möglichkeiten einer alternativen Beförderung zu prüfen. Ist das Ausweichen auf eine spätere Verbindung nicht oder nur in Verbindung mit Mehrkosten möglich, setzen Sie sich bitte umgehend mit der Reisestelle in Verbindung. Ist die Reisestelle nicht erreichbar, so können Sie die notwendigen Reisemittel selbst erwerben. Bitte beachten Sie, dass die spätere Erstattung der Mehrkosten jedoch in der Regel nur dann in Betracht kommt, wenn die Verzögerungen im Reiseverlauf nicht von Ihnen zu vertreten sind.

Verspätungen oder Ausfall von Zügen oder Flügen

Hat Ihr Zug eine Verspätung von mindestens 20 Minuten am Zielort Ihrer Reise, können Sie bei nächster Gelegenheit die Fahrt auf der gleichen Strecke oder über eine andere Strecke fortsetzen. Eine eventuell erforderliche Fahrkarte bzw. einen Produktübergang auf einen höherwertigen, nicht reservierungspflichtigen Zug (z.B. von IC auf ICE) müssen Sie zunächst bezahlen und können die Kosten anschließend geltend machen. Diese Regelung gilt nicht für erheblich ermäßigte Fahrkarten wie z.B. Ländertickets.

Weiterführende Informationen zu den Fahrgastrechten bei Zugfahrten finden Sie auf folgender Webseite der Deutschen Bahn: Fahrgastrechte

Flugverspätungen lösen bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen einen Anspruch auf Entschädigungsleistungen für den erlittenen Zeitverlust aus. Es ist jedoch nicht ohne weiteres möglich, eigeninitiativ auf eine alternative Flugverbindung umzusteigen. Sie können sich zunächst am Schalter der Airline ihres gebuchten Fluges erkundigen, ob eine kostenneutrale Umbuchung auf eine andere, für Sie ebenfalls passende Flugverbindung möglich ist. Hätte eine Umbuchung Mehrkosten zur Folge, ist jedoch zuvor Rücksprache mit der Reisevorbereitung zu halten. Ist Ihre Reisestelle nicht nur temporär, sondern aufgrund deren Öffnungszeiten nicht erreichbar, empfehlen wir im Zweifelsfall die Verspätung des Fluges in Kauf zu nehmen, da eine Übernahme der durch die Umbuchung entstehenden Mehrkosten nicht garantiert werden kann.

Von einer eigenständigen Neubuchung eines Fluges einer anderen Airline wird dringend abgeraten. Erst ab einer Wartezeit von mehr als 5 Stunden kann der ursprünglich gebuchte und nunmehr verspätete Flug kostenlos storniert werden. Bis dahin stellt eine Neubuchung Mehrkosten dar, über deren Erstattungsfähigkeit nur unter Abwägung aller Umstände des Einzelfalles entschieden werden kann.

Fallen Zug und / oder Bahn vollends aus, wenden Sie sich bitte unverzüglich an den Serviceschalter der Bahn bzw. der Fluggesellschaft. Sollte dies nicht möglich sein, können Sie sich innerhalb der Servicezeiten an die Reisestelle wenden.

In Fällen, in denen eine Ersatzbeförderung durch die betroffene Fluggesellschaft weder am Ticketschalter noch durch die Hotline der gebuchten Fluggesellschaft angeboten wird und sofern auch Ihre Reisestelle nicht nur temporär, sondern aufgrund deren Öffnungszeiten nicht erreichbar ist, können Sie die notwendigen Reisemittel selbst erwerben. Gleiches gilt z.B. auch für eine Unterbringung am Geschäftsort. Bitte beachten Sie jedoch: die Erstattungsfähigkeit von Mehrkosten, welche durch eine eigeninitiativ veranlasste Änderung der Reisemittelplanung entstehen, wird auch unter dem Aspekt der Zumutbarkeit gewisser Einschränkungen bewertet.

Weitere Informationen zu Ihren Fluggastrechten finden Sie auf der Internetseite des Luftfahrtbundesamtes: Fluggastrechte