Die Dienstreise wurde nicht durchgeführt

• Falls Sie Ihre Dienstreisegenehmigung elektronisch unter Nutzung des TMS-Workflows beantragt hatten, ist ein offener Reisevorgang bei der Abrechnungsstelle vorhanden, der abgeschlossen werden muss. Sie können eine Stornierung im TMS-Workflows vornehmen:
  • TMS-Workflow

• Ferner ist Folgendes zu beachten: Werden Dienstreisen aus dienstlichen oder zwingenden privaten Gründen, die die Dienstreisenden nicht zu vertreten haben, nicht ausgeführt, haben sie unverzüglich nach Kenntnis der Hinderungsgründe alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Bereits eingegangene Verpflichtungen sind so weit wie möglich rückgängig zu machen (Ziffer 10.2.1 BRKGVwV).

Denken Sie also unbedingt daran, unmittelbar nach Kenntnis darüber, dass die Dienstreise nicht durchzuführen ist, ggf. von der zuständigen Reisestelle auf Ihren Antrag hin gewährte geldwerte Reisemittel stornieren zu lassen und –soweit möglich – eine Gutschrift zu veranlassen. Sie haben insoweit eine gesteigerte Sorgfalts- und Mitwirkungspflicht, Kosten für Ihren Dienstherrn / Arbeitgeber zu vermeiden.

Entsprechende Hinweispflichten bestehen auch in dem Fall, dass Ihnen auf Antrag für die Dienstreise ein Abschlag gewährt wurde (vgl. Erläuterungen zum Abschlag). 

• Falls Sie selbst Reisemittel für die Dienstreise beschafft und Kosten verauslagt haben, können Sie einen Reisekostenerstattungsantrag stellen und die Reisevorbereitungskosten gem. § 10 Abs. 2 BRKG geltend machen. Voraussetzung für die Erstattungsfähigkeit ist danach, dass die Dienstreise aus dienstlichen oder zwingenden privaten Gründen, die nicht von Ihnen zu vertreten sind, ausgefallen ist und dass Sie Ihren Mitwirkungspflichten hinreichend nachgekommen sind.

Als erstattungsfähige Auslagen kommen gemäß Ziffer 10.2.2 BRKGVwV in Betracht:

• Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie der Hotel/Unterkunftsreservierung
• Vorausbezahlte Teilnehmergebühren, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden.