Kostenbelege

Belegaufbewahrungspflicht

Für die Kostenbelege bei Dienstreisen, für die ein Erstattungsanspruch nach dem Bundesreisekostengesetz besteht, gilt eine Belegaufbewahrungspflicht von sechs Monaten nach Stellen des Reisekostenerstattungsantrages. Bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Antragstellung können die zuständigen Stellen die Vorlage der maßgeblichen Kostenbelege verlangen. Wenn diese Belege auf Anforderung nicht innerhalb von drei Monaten vorgelegt werden, kann der Vergütungsantrag insoweit abgelehnt werden (§ 3 Absatz 1 Satz 3 u. 4 BRKG).

Kostenbelege sind im Original vorzulegen

Kostenbelege müssen Sie im Original vorlegen, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Maßgebliche Kostenbelege sind die Nachweise der dienstreisebedingten Ausgaben, für die eine Erstattung beantragt wird. Ausgaben bis zu 10 Euro je Tag einer Dienstreise müssen nicht durch Belege nachgewiesen werden  (Ziffer 3.1.3  BRKGVwV).

Soweit Ihr Dienstherr / Arbeitgeber den TMS-Workflow zur Antragstellung zur Verfügung stellt, können die Belege mit der Antragstellung hochgeladen und vorgelegt werden. Diese Belegvorlage ersetzt jedoch nicht die Pflicht zur Aufbewahrung der Originalbelege. Diese sind bei Stichproben- oder Anlassprüfungen auf Verlangen im Original vorzulegen.

Weitere zu beachtende Regelungen

Bei Reisen, deren Kosten von dritter Seite (von Drittmittelgebern wie z.B. von der EU) getragen werden, gelten die Regelungen des Drittmittelgebers. Bei EU-Kommissionsreisen sind z.B. alle Kostenbelege – bei Flugreisen auch die Bordkarten –dem Reisekostenerstattungsantrag im Original beizufügen. 

Seit dem 01.01.2019 entfällt die Belegvorlagepflicht für EU-Ratsreisen, da diese Dienstreisekosten vom Dienstherrn  getragen werden. Die Reisekostenerstattungsanträge werden - wie zu anderen Auslandsdienstreisen ohne Drittmittelgeber -  bei Ihrer zuständigen Reisekostenabrechnungsstelle gestellt.

Bei Fragen zur Belegvorlagepflicht bzw. zur Belegaufbewahrungspflicht wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Abrechnungsstelle.

Wenn Ihre Reisekosten beim Bundesverwaltungsamt abgerechnet werden, finden Sie hier Ihre die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner: