Zukunftskongress: Wie das künftige Organisationshandbuch die Digitalisierung unterstützt

Weshalb dabei kein Kapitel „Digitalisierung“ zu finden war, wurde anhand der Ausführungen zu den vier Modulen des Organisationsmanagements „Strategie“, „Prozesse“, „Ressourcen“ und „Strukturen“ schnell verständlich: Da die Verwaltung ihre Organisation insgesamt digitalisieren muss, spielen auf dem Weg zur digitalen Verwaltung alle Themenfelder des Organisationshandbuchs eine Rolle.

Abb.1: Die vier Module des Organisationsmanagements

So sollte eine Digitalisierungsstrategie nicht losgelöst von einer Gesamtstrategie entwickelt und umgesetzt werden. Bei der Entwicklung ist u.a. zu berücksichtigen, dass sich die Digitalisierung nicht nur auf die Arbeitsobjekte (z. B. elektronische Anträge) konzentrieren kann, sondern ebenso die Prozesse und Organisationsstrukturen im Blick haben muss. Im Abschnitt „Teilstrategie Digitalisierung“ wird der Bezug zur Gesamtstrategie hergestellt; außerdem werden die inhaltlichen Aspekte einer Digitalisierungsstrategie und ihre Beziehungen zueinander verdeutlicht.

Im Bereich der Prozesse kann es nicht darum gehen, die analoge Welt 1:1 in die digitale Welt zu übertragen. Vielmehr sind u.a. Automatisierungspotenziale zu identifizieren, neue, Ebenen übergreifende Kooperationsprozesse zu etablieren und Nutzerinnen und Nutzer in die Prozesse der Leistungserbringung einzubeziehen. Prozesse müssen „vom Kunden zum Kunden“ gedacht werden und sie sind teilweise arbeitsteilig mit anderen Organisationen und föderalen Ebenen umzusetzen. Es werden mehr vernetzte und nach Lebenslagen organisierte „Ende-zu-Ende-Verwaltungsprozesse“ zu gestalten sein, die optimal an den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer ausgerichtet sind. Das Kapitel „Prozesse“ greift diese Aspekte auf und unterstützt so die Praxis bei der schrittweisen Implementierung eines digitalen Prozessmanagements.

Im Modul „Ressourcen“ geht es um die Personalressourcensteuerung, die Arbeitsplatz- und Dienstpostenbewertung, die Personalentwicklung, die Personalbedarfsermittlung sowie um Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Auch hier spielt die Digitalisierung in allen Handlungsfeldern eine Rolle. So ist z. B. zu klären, wie die Digitalisierung die Wertigkeit von Arbeitsplätzen und Dienstposten beeinflusst oder welcher Personalentwicklungsbedarf sich etwa aufgrund des mobilen, zeitlich und räumlich flexiblen Arbeitens in übergreifenden (virtuellen) Teams ergibt. Eine fortgeschriebene Personalbedarfsermittlung sollte u.a. Aufschluss dar-über geben, wie sich Veränderungen oder der Wegfall von Arbeitsschritten aufgrund von Digitalisierung auf den quantitativen Personalbedarf auswirken.

Die Digitalisierung der Verwaltung geht einher mit einer steigenden Veränderungsdynamik sowie mit neuartigen und komplexen Herausforderungen. Da die klassische hierarchische Aufbauorganisation dabei an ihre Grenzen stoßen kann, werden im neuen Organisationshandbuch mögliche ergänzende oder alternative Strukturen mit ihren Vor- und Nachteilen, Voraussetzungen und Gestaltungsmöglichkeiten beschrieben. Ziel der Verwaltung muss es sein, immer wieder die richtige Balance zwischen Stabilität und Flexibilität in der Behördenstruktur zu finden. Anhand von Szenarien aus der Behördenpraxis wird z. B. die Gestaltung von Netzwerk- und Teamstrukturen praxisnah dargestellt. Weitere Themen werden die Projekt- und Prozessorganisation sein.

Auch im Projekt-, Wissens- oder Qualitätsmanagement sowie weiteren Managementansätzen sind die Möglichkeiten der Digitalisierung zu thematisieren. Kulturelle Aspekte werden im einleitenden Teil des neuen Organisationshandbuchs aufgegriffen. Dabei wird für die Praxis auch aufgezeigt, wie Kultur identifiziert, analysiert und verändert werden kann.

Abb. 2: Zentrale Themenfelder des neuen Organisationshandbuchs

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Best Practice Dialogs begrüßten die Vorgehensweise zur Neukonzeption, die geplante modulare Veröffentlichung (weiterhin auf der Plattform www.orghandbuch.de) sowie die vorgesehenen Inhalte. Angeregt wurde, das Selbstverständnis des Organisationshandbuchs als Standardwerk guter Organisations- und Managementpraxis mit Empfehlungscharakter für alle Bundesressorts deutlich herauszustellen. (Eine Ausnahme hiervon stellen die verpflichtenden Kapitel zu Wirtschaftlichkeitsuntersu-chungen und zur Personalbedarfsermittlung dar). Durch die Nutzung (weiterer) externer Ressourcen könne der erforderliche Kulturwandel gefördert werden. Wünschenswert sei eine Newsletterfunktion, so dass sich die Nutzerinnen und Nutzer jederzeit über neu publizierte Inhalte informieren können. Als inhaltliche Ergänzung wurde ein Kapitel zum Kundenmanagement vorgeschlagen. Die Gesamtredaktion wird sich mit den Anregungen auseinandersetzen und im weiteren Prozess berücksichtigen.

Die Kontaktdaten der Gesamtredaktion „Neukonzeption Orghandbuch“ finden Sie in der Präsentation.