Neukonzeption des Organisationshandbuchs schreitet voran

Im Mittelpunkt des neuen Organisationshandbuchs steht das Organisationsmanagement mit den Modulen „Strategie“, „Prozesse“, „Ressourcen“ und „Strukturen“. Hier werden auch klassische Organisationsaufgaben wie z. B. die Aufgabenkritik, die Geschäftsprozessoptimierung und die Personalbedarfsermittlung integriert und so in einen Gesamtzusammenhang gebracht. Themen der weiteren Kapitel sind verschiedene Managementansätze sowie Methoden und Techniken zur Umsetzung.

Bei der großen Anzahl Beteiligter ist von Beginn an sicherzustellen, dass sich die verschiedenen Beiträge harmonisch zu einem neuen Organisationshandbuch zusammenfügen. Redundanzen und Widersprüche sollen vermieden, die Beziehungen der organisatorischen Aufgabenstellungen zueinander verdeutlicht werden. Auf dem Weg dahin werden in einem ersten Schritt zu allen Fachthemen Exposés erstellt. In vielen Fällen werden diese mit den Autoren und Autorinnen durch Workshops mit den Nutzerinnen und Nutzern des Handbuchs vorbereitet. In 2018 wurden z. B. Workshops zu den Modulen „Strategie“ und „Strukturen“ sowie zum Projektmanagement durchgeführt.

Im Projektmanagement-Workshop ging es um die Konkretisierung der Projektphasen, die phasenübergreifenden Aufgaben sowie die Abgrenzung zum Großprojektmanagement. Quelle: BVA

Die Exposés dienen auch der Abstimmung mit dem Ausschuss für Organisationsfragen (AfO). Nachdem die ersten Exposés u.a. zum umfassenden Managementansatz, zur Strategie, zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und zum Qualitäts- und Risikomanagement dem AfO vorgelegen haben, befinden sich diese Themen nun in der Manuskriptphase. Nun werden die Fachbeiträge einschließlich Praxisbeispiele und Arbeitshilfen erarbeitet.

Eine Ausnahme zu diesem Verfahren stellt das Thema der Personalbedarfsermittlung (PBE) dar: Während sich das Handbuch für Organisationsmanagement insgesamt als Standardwerk guter Organisations- und Managementpraxis versteht, das für alle Bundesressorts einen Empfehlungscharakter hat, sind alle im neuen Handbuch für Organisationsmanagement beschriebenen Verfahren, Vorgehen und Methoden zur PBE für die Bundesverwaltung weiterhin verbindlich. Die Inhalte zur PBE werden aus diesem Grund von einer Arbeitsgruppe des AfO erarbeitet. Sie nimmt ihre Arbeit am 28. Februar 2019 auf.

Zu Beginn dieses Jahres wurde die Workshopreihe der Gesamtredaktion mit den Themen „Methoden der Personalbedarfsermittlung“ sowie „Führungs- und Organisationskultur“ fortgesetzt. Die Ergebnisse aus dem PBE-Methodenworkshop (er wird am 1. März und 2. Mai 2019 fortgeführt) fließen in die Arbeit der AG des AfO ein.

Mehr als 20 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus verschiedenen Ressorts der Bundesverwaltung haben konkrete Verbesserungsvorschläge zur praxisnahen Darstellung der PBE-Methoden im neuen Organisationshandbuch erarbeitet. Quelle: BVA

Den Führungskräften im Workshop zur Führungs- und Organisationskultur war u.a. wichtig hervorzuheben, dass Kultur individuell und vielfältig ist, sich nicht verordnen lässt und der Kulturwandel abhängig von den Zielen der Organisation ist. Quelle: BVA

Parallel zur inhaltlichen Arbeit wird im Projekt die schrittweise Veröffentlichung erster abgestimmter und finalisierter Inhalte unter www.orghandbuch.de vorbereitet. Dazu sind einige technische Anpassungen erforderlich. So ist z. B. vorgesehen, themenbezogene Nutzerfeedbacks („Bewerten Sie diesen Beitrag“) zu ermöglichen. In aktuellen Meldungen und mit einer Newsletterfunktion soll auf neue Inhalte hingewiesen und zu weiteren Workshops und Arbeitsgruppen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung eingeladen werden. Für eine ansprechende Präsentation der Inhalte wird ein Farb- und Illustrationskonzept entwickelt; der umfassende Managementansatz soll als Rahmen der Neukonzeption in einem Erklärvideo dargestellt werden.

Derzeit werden u.a. die Exposés zu den Kapiteln „Prozesse“, „Strukturen“, „Führungs- und Organisationskultur“ sowie zu weiteren Managementansätzen vorbereitet. Sie werden dem AfO in seiner Sitzung am 4. April 2019 vorgelegt.