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Methoden und Techniken im neuen Organisationshandbuch

Bei der Neukonzeption des Organisationshandbuchs (www.orghandbuch.de) handelt es sich um ein Projekt mit knapp 100 Beteiligten aus der Organisations- und Managementpraxis in der Bundesverwaltung. Der Ausschuss für Organisationsfragen (AfO) übernimmt darin eine gestaltende Rolle, indem er z. B. die Exposés zu den vorgesehenen Inhalten in seinen Sitzungen diskutiert und der Redaktion Hinweise für die Manuskripterstellung mit auf den Weg gibt. In seiner Sitzung am 4. April 2019 hat sich der AfO mit den Exposés zu den Kapiteln „Führungs- und Organisationskultur“, „Prozesse“, „Strukturen“, „Personalentwicklung“, „Dienstpostenbewertung“ und „Wissensmanagement“ auseinandergesetzt.

Für das Thema „Personalbedarfsermittlung“ (PBE) wurde eine Arbeitsgruppe des AfO eingerichtet, die gemeinsam mit der Gesamtredaktion (bestehend aus Vertretern des BMI und des BVA) den neuen PBE-Leitfaden als verpflichtenden Bestandteil des neuen Organisationshandbuchs erarbeitet.

Metaplan mit handschriftlichen Ergebnissen Quelle: BVA

Zur Unterstützung dieser Arbeitsgruppe führt die Redaktion Workshops zu den PBE-Methoden durch und entwickelt mit den Praktikern erste Entwürfe zur Methodenbeschreibung. Dazu wurden in einem ersten Treffen am 11. Januar 2019 Umfang und Änderungsbedarf der PBE-Methodenbeschreibung identifiziert.

Schwerpunkte des folgenden PBE-Methodenworkshops am 1. März 2019 waren die Aufgabengliederung und die Selbstaufschreibung. Die Workshop-Reihe wird am 2. Mai 2019 und am 26. Juni 2019 fortgesetzt.

Das Organisationshandbuch enthält neben den PBE-Methoden weitere Methoden und Techniken für Organisations- und Managementaufgaben. Das derzeitige Kapitel „Methoden und Techniken“ wird ebenfalls auf den Prüfstand gestellt und –wo nötig – überarbeitet und weiter entwickelt.

Metaplanarbeit mit Unterstützung eines Dozenten Quelle: BVA

Für die Untergliederung der Methoden und Techniken nach ihrem Zweck wurden in einem Workshop am 13. und 14. März 2019 mit knapp 30 Kolleginnen und Kollegen aus der Organisationspraxis folgende Kategorien identifiziert:

  • planen und entscheiden
  • analysieren, bewerten, priorisieren
  • Daten erheben, Informationen beschaffen
  • moderieren und präsentieren
  • dokumentieren und berichten
  • Ideen und Lösungen finden.

Zuvor waren die Anforderungen der Teilnehmenden an die Überarbeitung des Kapitels intensiv erhoben worden. Als neue Methoden aufgenommen werden sollen u.a. Design Thinking, Scrum, Kanban, Kollegiale Beratung und Graphic recording.

Begrüßung der Teilnehmer Quelle: BVA

Diese und weitere Ergebnisse (zu den Anwendungsbereichen, Abgrenzungen, Zuordnungen usw.) waren Grundlage für den anschließenden fachlichen Austausch mit den Organisations-Beratern und – Beraterinnen des Beratungszentrums des Bundes am 11. April 2019.

Schließlich wurde ein Methodensteckbrief entwickelt, in den nun die Metadaten (z. B. Kategorie, Anwendungsbereich, Aufwand, Stärken/Schwächen) einschließlich Kurzbeschreibung für den schnellen Überblick eingetragen werden. In allen bisherigen Veranstaltungen konnten Autoren und Co-Autoren für die nun anstehende praxisgerechte Beschreibung der Methodenanwendung gewonnen werden. Dem AfO werden Gliederung, Metadaten und Umfang des Methodenkapitels in seiner Herbstsitzung 2019 vorgestellt.

Screenshot der neuen Startseite OrgHandbuch Quelle: BVA

Auch die Gestaltung von Design und Menüführung im neuen Orghandbuch schreitet voran. Eine besondere Herausforderung hierbei ist es, den Nutzerinnen und Nutzern jederzeit Orientierung zu geben, ob sie sich im bisherigen oder im neuen Orghandbuch befinden. Da im neuen Handbuch die jeweils finalisierten und abgestimmten Inhalte modular veröffentlicht werden, sind für einen längeren Übergangszeitraum beide Orghandbuch-Versionen anzubieten, bis das derzeitige Orghandbuch archiviert werden kann.

Besuchen Sie uns auch am 29. Mai 2019 auf dem Zukunftskongress in Berlin. Von 10:30 bis 11:15 diskutieren wir mit Ihnen, wie das künftige Organisationshandbuch die Digitalisierung der Verwaltung unterstützen kann.

https://www.zukunftskongress.info/de/node/617

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Stand 18.04.2019

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