Personalbedarfsermittlung in der Bundesverwaltung neu gestaltet

Ziel der Neugestaltung ist es, die klassische Personalbedarfsermittlung (PBE) von der alleinigen Zielrichtung der Begründung einer Stellenforderung hin zu einem Element der kontinuierlichen Personalressourcenplanung und -steuerung in den Behörden zu entwickeln sowie die Vorgehensweise und Methodik der PBE stärker an den Anforderungen in den Behörden zu orientieren.

Übersicht: Die Personalbedarfsermittlung (PBE) ist ein Teil des Organisationsmanagements

Bildbeschreibung: Die Personalbedarfsermittlung ist ein Teil des Organisationsmanagements

"Wir müssen ausgehend von der (Behörden-)Strategie unser Personal in optimierten und digitalen Prozessen an der richtigen Stelle einsetzem."

Der Dreiklang von Aufgabenkritik, Prozessoptimierung und PBE ist Voraussetzung für eine fortschreibungsfähige PBE. Nur, wer seine Aufgaben, Prozesse und den Personalressourceneinsatz kontinuierlich hinterfragt, wird seine Organisation effektiv und effizient gestalten. Die PBE ist dabei kein Selbstwerk und dient nicht nur der Anmeldung neuer Dauerstellen.

Fortlaufende Aktualisierung von Inhalten

Die Herausforderung der Zukunft besteht nun darin, die Inhalte in die Praxis zu überführen und die in der Praxis gesammelten Erfahrungen in die fortlaufende Aktualisierung des neuen Organisationshandbuchs einfließen zu lassen. Die Redaktion des Organisationshandbuchs beim BVA wird hierzu die Community der Organisatorinnen und Organisatoren auch weiterhin in die inhaltliche Arbeit einbeziehen und bittet neben Feedback um Praxisbeispiele zu Methoden sowie um ergänzende Fachbeiträge zu den jeweiligen Kapiteln.

Ihre Ansprechpartnerin im Beratungszentrum des Bundes

Frau Romy Kandora
Beratungszentrum des Bundes im BVA
Referat VM I 1
Telefon: 022899358-4852
E-Mail: organisationshandbuch@bva.bund.de
Persönliche E-Mail: romy.kandora@bva.bund.de

Hintergrund

Der Ausschuss für Organisationsfragen (AfO) hatte im Februar 2019 eine Arbeitsgruppe mit 14 Vertreterinnen und Vertretern aus neun Ressorts eingerichtet. In der Arbeitsgruppe arbeiteten die Expertinnen und Experten der Ressorts unter Moderation der Organisations- und Digitalisierungsberatung des Bundesverwaltungsamtes, mit der fachlich-inhaltlichen sowie methodischen Begleitung von REFA und unter konstruktiv-kritischer Begleitung des Bundesrechnungshofs über zwei Jahre hinweg kontinuierlich zusammen.

Gruppenbild: Der Ausschuss für Organisationsfragen (AfO)

Die AG PBE hat am 28. Februar 2019 ihre Arbeit aufgenommen und bis zum 10. März 2021 fortlaufend an der Entwicklung des PBE-Leitfadens und den Textbeiträgen (Manuskripten) zum Themenfeld Personalressourcen des neuen Organisationshandbuchs gearbeitet. Von der Bearbeitung ausgenommen war der Textbeitrag zum "Alternativen Verfahren", der unverändert in das neue Organisationshandbuch überführt wird.

In insgesamt 9 Workshops (mit ca. 30 Organisatorinnen und Organisatoren der Bundesverwaltung) sowie in 36 Sitzungen der AG PBE wurden Sinn und Zweck der PBE kritisch hinterfragt, die Vorgehensweisen und Methoden der PBE aus der täglichen Praxis der Behörden zusammengetragen, diskutiert, inhaltlich überarbeitet und unterstützt durch die redaktionelle Arbeit im Beratungszentrum des Bundes im BVA zusammengeführt. Mit der jetzt anstehenden Veröffentlichung wird die PBE auf ein breites und solides Fundament gesetzt.

Arbeitsergebnisse

• Einführung in das Kapitel Personalressourcen (2.4.1)
• Personalressourcensteuerung (2.4.2)
• Leitfaden Personalbedarfsermittlung (2.4.3): für die Bundesverwaltung verbindlicher Bestandteil des Organisationshandbuchs, mit dem angemessene Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs entsprechend VV Nr. 4.4.1 zu § 17 BHO beschrieben werden.
• Prognosemethoden zur Unterstützung der Personalressourcensteuerung und Personalbedarfsplanung (2.4.5)

Die Abschnitte 2.4.1, 2.4.2, 2.4.5 sind nicht verbindliche Abschnitte des Organisationshandbuchs mit empfehlendem Charakter für die Bundesverwaltung.

Der AfO beschloss am 28. April 2021 (Sitzungsprotokoll des AfO vom 28. April 2021, veröffentlicht im Intranet des Bundes) im Konsens den künftigen Leitfaden für Personalbedarfsermittlung und billigte in gleicher Sitzung die o. g. Manuskripte (Nr. 1, 2 und 4).