Das neue Fachsystem „3PM COMET“

Das neue IT-Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Effizienz in der Projektadministration zu steigern und den Verwaltungsaufwand für alle Projektbeteiligten im Drei-Partner-Modell zu reduzieren.

Quelle: https://comet.3pm-beratung.de/

Ein effektives Werkzeug für transparente Projektverwaltung

Vom Bedarfsträger eingehende Beratungsanfragen werden künftig direkt im 3PM COMET hinterlegt und erhalten eine fortlaufende Nummer. Diese wird nach Zuweisung der Beratungsanfrage zu einem Rahmenvertrag und Bestätigung dieser Zuweisung durch die entsprechende Ansprechperson im 3PM-Team zu der aus BOAT bekannten Einzelauftragsnummer, die das Projekt bis zum Ende behält.

Die Zuweisung und Übernahme der Beratungsanfragen durch das 3PM-Team und den Dienstleister erfolgen über das System. Der Bedarfsträger, der in dieser Anbahnungsphase zunächst keine aktive Rolle hat, kann sich jederzeit im System über den Sachstand informieren. So ist der Prozess der Initialisierung eines Projektes für alle Projektbeteiligten transparent.

Effiziente Verwaltung von Kooperationsvereinbarung und Budgets

Die Stammdaten für die zwischen Bedarfsträger und BVA abzuschließende Kooperationsvereinbarung (KoopV), u. a. Projektbeschreibung, Projektbeteiligte, Budget- und Meilensteinplanung, werden durch das System direkt aus der Beratungsanfrage gezogen und in das systemseitig hinterlegte KoopV-Formular eingefügt. Im Zuge der gemeinsamen Ausarbeitung der KoopV zwischen Bedarfsträger und Dienstleister wird innerhalb dieses Formulars eine vollständige Kooperationsvereinbarung erstellt. Ist die KoopV finalisiert, wird sie von BVA und Bedarfsträger direkt im System gezeichnet.

 Auch budgetrelevante Änderungen (z. B. Aufstockung einer KoopV) werden über das System initiiert und umgesetzt (Änderungs-KoopV).

Quelle: https://comet.3pm-beratung.de/

Verbesserte Kontrolle über Arbeitspakete und Änderungen im Projektverlauf

Änderungen (Change Requests) im Projektverlauf, wie Personalwechsel, Laufzeitverlängerungen u. ä., werden direkt über das System initiiert, geprüft, bestätigt und umgesetzt. Der umfangreiche bisherige E-Mail-Verkehr wird durch diese Funktionen stark reduziert.

Tätigkeiten der externen Dienstleister werden im System erfasst und dokumentiert. Dabei werden die Tätigkeiten jeweils einem der in der KoopV definierten Arbeitspaket zugeordnet (siehe Budget- und Meilensteinplanung). Durch die erhöhte Transparenz wird die Prüfung der Leistungsnachweise erleichtert und das Budgetcontrolling unterstützt.

Verbesserte Dokumentenverwaltung und Feedbackprozesse

Der Abschluss eines Einzelauftrages wird vom Dienstleister ebenfalls direkt im System eingeleitet und muss durch den Bedarfsträger bestätigt werden. Die Ergebnisdokumente und im Projekt  erstellten Unterlagen können über das System hochgeladen und damit freigegeben werden.

Einführung und Schulung

Das 3PM-Fachsystem ist speziell auf die Prozesse im Drei-Partner-Modell und die Zusammenarbeit zwischen Bedarfsträger, Dienstleister und uns, dem 3PM-Team zugeschnitten. Das ermöglicht schnellere und reibungslosere Abläufe sowie eine effizientere Zusammenarbeit.

Informieren Sie sich über die Möglichkeiten und Funktionen des 3PM-Fachsystems durch das Anwenderhandbuch und  die Schulungstutorials, die Sie direkt im System finden.

Anwenderhandbuch_Fachsystem_3PM-Comet

Bei Fragen kommen Sie gerne auf das 3PM-Team zu.