Die digitale Verwaltung – das BVA bereitet den Weg

„Mehr Tempo, mehr Bürgernähe“ – nach diesem Motto treibt das Bundesverwaltungsamt (BVA) die Modernisierung der Bundesverwaltung voran. Seine IT-orientierten Services für den Bund reichen von der Beihilfe über das Dienstreisemanagement bis zur Visabearbeitung. 2020 wurde das digitale Portfolio durch neue Aufgaben erweitert.

So erhielt das BVA im September den Auftrag des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI), die „Corona-Überbrückungshilfen für den Profisport“ abzuwickeln. Um Einnahmeausfälle der Profisportvereine ausgleichen zu können, entwickelte die Projektgruppe „Corona-Überbrückungshilfe Sport“ innerhalb kurzer Zeit agil ein digitales Antragsverfahren und bearbeitet derzeit die Auszahlungen. Die Vereine konnten ihre Ausfälle bei Ticketeinnahmen von April bis Dezember 2020 in einem digitalen Antragsverfahren beim Bundesverwaltungsamt geltend machen.

Als digitales Backoffice des Bundes erbringt das BVA Leistungen für mehr als 300 Behörden und Institutionen. Neben dem Bildungskredit oder dem Zuwendungsmanagement zählt auch die Digitalisierungsberatung dazu. Mit BAföG-Online oder der Beihilfe-App hat das BVA die zunächst interne Digitalisierung breiten Kundengruppen zugänglich gemacht. So können heute 1,3 Mio. Beihilfeanträge pro Jahr digital eingereicht und rund 530.000 BAföG-Darlehen online verwaltet werden.

„Ressortübergreifende Projekte mit hohem Zeitdruck gehören zu unserem Tagesgeschäft“, erklärt BVA-Präsident Christoph Verenkotte. „Als Beispiel wäre hier etwa das Travel Management System des Bundes (TMS) zu nennen. Auf Basis strategischer Überlegungen eines Ressortarbeitskreises werden bereits seit 2012 in einem Nutzerbeirat konkrete Anforderungen koordiniert und umgesetzt. So wird eine dynamische Weiterentwicklung im Travel Management des Bundes ermöglicht. Der durchgehend digitale Prozess umfasst den Reiseantrag, die Reisegenehmigung und endet mit der Reiseabrechnung einschließlich des Hochladens erforderlicher Nachweise“, erläutert der BVA-Präsident.

Schub durch das Onlinezugangsgesetz

Viele weitere Leistungen für den Endkunden sollen in den nächsten Jahren digital verfügbar gemacht oder ausgebaut werden. Seit Ausfertigung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) im August 2017 sind Bund und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 online über Verwaltungsportale anzubieten.
Das BVA setzt dabei insgesamt 18 OZG-Leistungen um: Bündel aus zahlreichen einzelnen Verwal-tungsleistungen, hinter denen jeweils ein Formular steht. Unter anderem arbeitet das BVA am Online-Antrag auf Berechtigungszertifikate für den elektronischen Personalausweis, die es anderen Behörden und Wirtschaftsunternehmen ermöglichen, die eID-Funktion des Ausweises zu nutzen. Diese Leistung kann zukünftig ebenso über das zentrale Bundesportal beantragt werden wie viele weitere Dienste.
„Die internen Entscheidungen zur Umsetzung des OZG wurden bei uns sehr früh getroffen“, erklärt BVA-Präsident Verenkotte. „Fast parallel zum Entwicklungsstart des Bundesportals konnten wir deshalb beginnen, unsere eigenen Leistungen dafür zu entwickeln. Das war sehr spannend, die Entstehung des Portals mit zu begleiten und sich mit der Bundesdruckerei auszutauschen, die federführend ist.“

IT-Konsolidierung und Beihilfe.digital

Im Zuge der „IT-Konsolidierung Bund“, die mehr Effizienz in die Informationstechnik der Bundesverwaltung bringen soll, baut das BVA derzeit die „Nachfrage-Management-Organisation“ (NMO) auf. Diese koordiniert und steuert das Zusammenwirken von IT-Nachfrage und -Angebot. Im Fokus stehen dabei die Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von ressortübergreifenden Basis-, Querschnitts- und Infrastrukturdiensten.
Im Leuchtturm-Projekt „Beihilfe.digital“ digitalisiert das BVA die komplette Beihilfebearbeitung, um sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Nach dem erfolgrei-chen Einsatz der „Beihilfe App“ (Einreichung der Belege und Zustellung digitaler Bescheide über die App) wird nun eine neue Beihilfe-Software eingeführt.

Ein BVA-Ziel: Bürgerfreundliche Register

Auf dem Weg der Digitalisierung der Verwaltung spielt die Registermodernisierung eine entschei-dende Rolle. Christoph Verenkotte: „Wir wollen die Datenqualität der Register verbessern, Prozesse effizienter gestalten, automatisieren und so insgesamt bürgerfreundlicher werden“. Nach dem Once-Only-Prinzip sollen die Bürgerinnen und Bürger der Verwaltung bestimmte Basisdaten nur noch einmal mitteilen müssen.
„Wir arbeiten eng und vertrauensvoll mit dem neuen Bundes-CIO Dr. Markus Richter und den ihm zugeordneten Abteilungen im BMI zusammen. In seinem 9-Punkte-Plan für ein digitales Deutschland hat der Bundes-CIO die wichtigsten Schwerpunkte genannt, mit denen die Digitalisierung vorangebracht werden soll. Ich hoffe, dass alle Ressorts und Behörden diesen zukunftsweisenden Plan genauso aktiv unterstützen wie das BVA“, sagt der Präsident des Bundesverwaltungsamtes.

Bei weiterem Interesse zur Digitalisierung der Bundesverwaltung: Am 8. November 2020 fand der Digitale Tag der offenen Tür der Bundesregierung statt.

Digitaler Tag der offenen Tür der Bundesregierung Quelle: Bundespresseamt