Schichtdienstplanung:
FAZIT-Online-Modul geht in Betrieb

Bevor im August 2018 der Wechselschichtdienst für die Fluggastdatenspeicherung (PNR) im BVA aufgenommen werden konnte, waren viele Dinge zu regeln. Eine eigene Dienstvereinbarung musste erstellt werden, Prozesse und Kommunikationswege waren festzulegen, Sonderausstattung anzuschaffen, Personal zu gewinnen und einzuarbeiten. Doch wie sollte die Personaleinsatzplanung erfolgen? 

Dafür war im BVA bis dahin kein geeignetes Tool vorhanden; deshalb erfolgte die Schichtdienstplanung zunächst über eine Excel-Liste. Die verschiedenen arbeitsrechtlichen Formen und Bestimmungen von Beamten/Tarifbeschäftigten, Vollzeit/Teilzeit, Früh-/Spät-/Nachtschichten machten diese allerdings zu einem komplexen Werk. Schnell war klar, dass Excel nur eine Zwischenlösung sein konnte. 

Langfristige Hilfe versprach das im BVA entwickelte und schon genutzte "FAZIT-Online". Neben der regulären Zeiterfassung enthält dieses Tool auch ein spezielles Modul, das die Schichtplanung zumindest ansatzweise ermöglichte. Zur Ausgestaltung des Moduls wurde im Dezember 2019 ein mehrtägiger Workshop durchgeführt, um die Anforderungen auf fachlicher wie auf technischer Seite zu besprechen und weitere Schritte zu planen. Beteiligt waren zwei Fachreferate im BVA und ein externer Dienstleister. 

Die Herausforderung: Das Regelwerk musste die Arbeitszeitgesetze sowohl für Beamte als auch für Tarifbeschäftigte abbilden und die verschiedenen Anspruchsvoraussetzungen für Zulagen berücksichtigen. Andererseits waren die betrieblichen Anforderungen an ein 24/7-Team zu erfüllen und Plausibilitätsprüfungen vorzusehen, um Schichtplanende bei der Organisation zu unterstützen. 

In gemeinsamen regelmäßigen Terminen ließen sich technische Lösungen für alle Fragen finden, sodass der externe Dienstleister schon im November 2020 die erste Version des Tools ausliefern konnte. Nach der üblichen Testphase wurde es am 1. Juli 2021 in Betrieb genommen und setzt seitdem den Standard für die Schichtplanung im gesamten BVA. 

Der Grundstein für die Weiterentwicklung ist gelegt: Als nächstes ist ein End-to-End-Prozess "von der Schicht bis zur Auszahlung" anvisiert, um künftig medienbruchfrei planen und abrechnen zu können. 

Für das BVA ist das Schichtplanungstool in FAZIT-Online ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung. Für andere Behörden, die eine standardisierte Form der Schichtdienstplanung anstreben, könnte es ebenfalls interessant sein.

Bei Interesse an weiteren Informationen oder an einem Erfahrungsaustausch wenden Sie sich bitte per E-Mail an fazit@bva.bund.de.