Digitalisierung von Auslandsschulen: BVA schließt Großprojekt DAISY erfolgreich ab

Eine Reihe unterschiedlicher Softwareprojekte hat seit 2015 zur Erneuerung der Fachanwendungslandschaft beim Bundesverwaltungsamt geführt: In fünf Stufen löste die webbasierte Plattform DAISY (Deutsche Auslandsschularbeit Informations-System) das bestehende Informationssystem Auslandsschulwesen (ISAS) bei der Zentralstelle für das Auslandsschulwesen ab. Weltweit arbeiten bereits 2.400 Personen mit dem neuen System.
Als Anwender eingebunden sind die Deutschen Auslandsschulen und Sprachdiplomschulen im Ausland, sämtliche Prüfungsleiterinnen und -leiter, die Prüfungsbeauftragten, die ZfA selbst und die Kultusministerkonferenz im Inland. DAISY zählt zu den komplexesten Erneuerungsvorhaben in der öffentlichen Verwaltung. Die fünfte und letzte Stufe des Software-Großprojekts ging zum Jahreswechsel 2023 live und läuft seitdem weitgehend störungsfrei.

Neben dem BVA waren das ITZBund sowie zwei externe Dienstleister an DAISY beteiligt. Eine besondere Herausforderung in den Projektstufen war es, die jeweils neu entwickelten Fachanwendungen sukzessive in Betrieb zu nehmen und zeitgleich Schritt für Schritt die Altanwendungen zu ersetzen. Das Zusammenspiel der alten und neuen Softwarekomponenten musste dabei bis zur endgültigen Ablösung gewährleistet sein. Seit dem 1. Juni 2021 gehört die ZfA zum neu gegründeten Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amtes (AA).
Trotz dieses Wechsels führte das BVA das Projekt DAISY zu einem erfolgreichen Abschluss.

Die Projektbeteiligten im Bundesverwaltungsamt freuen sich, mit dem Live-Gang der fünften Entwicklungsstufe von DAISY die letzte Etappe im Gesamtprojekt geschafft zu haben. „Aufgrund der fachlichen Komplexität war es eine Herausforderung, dass die Alt- und Neuanwendungen gut zusammenwirken. Wir haben insbesondere in der letzten Migrationsstufe vom konsequent eingesetzten agilen Vorgehen im Projekt profitiert“, erklärt Edgar Borchers, Gesamtprojektleiter DAISY beim Bundesverwaltungsamt. Zum 1. April 2023 wird DAISY von der Auslands-IT (AIT) des Auswärtigen Amtes übernommen. „Der Übergang der IT-Aufgaben vom BVA zur AIT des Auswärtigen Amtes wurde dafür in vertrauensvoller Kooperation und Transparenz organisiert und ebenfalls erfolgreich bewältigt“, so der Projektleiter.

Das neue Fachportal besteht aus acht Fachanwendungen und ist mit 15 Querschnittsystemen und -komponenten in der Anwendungslandschaft vernetzt. Es basiert auf dem Entwicklungsframework „Register Factory“ bzw. „IsyFact“ des Bundesverwaltungsamtes. Die moderne Anwendungslandschaft unterstützt die komplexen Arbeitsprozesse innerhalb der ZfA, ermöglicht aber auch den Datenaustausch mit Partnern im Ausland unter Wahrung der Datensicherheit und des Datenschutzes. Beispielsweise können jetzt das Bewerbungsverfahren für Lehrerinnen und Lehrer aus Deutschland und auch das Prüfungsverfahren für das Deutsche Sprachdiplom im Ausland digitalisiert abgewickelt werden, so wie viele weitere Arbeitsabläufe.

Die Zentralstelle für das Auslandsschulwesen (ZfA) im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) betreut die Deutschen Auslandsschulen im Auftrag des Auswärtigen Amtes. Weltweit werden rund 1.200 Schulen personell und finanziell gefördert, darunter 140 Deutsche Auslandsschulen, die überwiegend in privater Trägerschaft geführt werden, sowie 26 Deutsch-Profil-Schulen. Etwa 1.100 der staatlichen Schulen im Ausland bieten das Deutsche Sprachdiplom (DSD) der Kultusministerkonferenz an.